บันทึก: มันคืออะไร มีไว้เพื่ออะไร ทำอย่างไร

อู๋ บันทึก มันคือ ข้อความ ไซส์สั้นมืออาชีพ ใช้ในการส่งข้อความด่วน สำหรับพนักงานทุกคน ในบางภาคส่วนของบริษัท หรือสาขาและห้างหุ้นส่วน ลักษณะสำคัญของมันคือความเร็วและความเที่ยงธรรมในการสื่อสาร. โครงสร้างเรียบง่ายและทำเครื่องหมายตามวันที่และสถานที่เป็นหลัก ชื่อคู่สนทนา ข้อความสั้นๆ และการอำลาอย่างจริงใจ

อ่านด้วย: รายงานการประชุม - บันทึกเอกสารของการอภิปรายและการพิจารณาดำเนินการร่วมกัน

บันทึกช่วยจำคืออะไร?

บันทึกช่วยจำคือ a ข้อความองค์กรหรือสถาบัน ซึ่งทำหน้าที่สร้างการสื่อสารและประกาศระหว่างหน่วยงานภายในหรือระหว่างสาขา ที่ ประเภทข้อความ โดดเด่นในเรื่องของ ความคล่องตัวในการส่งข้อความเนื่องจากระบบราชการที่เกี่ยวข้องน้อยกว่าในการสร้างและจัดส่งเอกสารนี้

บันทึกช่วยจำสามารถให้บริการได้มาก เพื่อสร้าง aการสื่อสารภายในกล่าวคือ ส่งข้อความระหว่างภาคส่วนภายในของบริษัทหรือสถาบันบางแห่ง เท่าไหร่ เพื่อสร้างการสื่อสารภายนอกเมื่อสามารถส่งข้อความอย่างเป็นทางการหรือข้อความเชิงพาณิชย์ที่เกี่ยวข้องกับคู่สนทนาที่ไม่ได้เป็นของสถาบันที่ออกเอกสาร

บันทึกช่วยจำนี้เผยแพร่ข้อความระดับมืออาชีพระหว่างภาคส่วนและผู้เชี่ยวชาญต่างๆ

ลักษณะและโครงสร้างของบันทึกช่วยจำ

คุณสมบัติหลักของบันทึกช่วยจำคือ ความคล่องตัวในการสื่อสารเนื่องจากภายในประเภทข้อความของบริบททางวิชาชีพ/ธุรกิจ มีความโดดเด่นใน "ความง่าย" ของระบบราชการ นอกจากนี้ เนื่องจากลักษณะที่เป็นทางการของเอกสาร เอกสารจึงใช้เครื่องหมาย ภาษาเขียนในโหมดมาตรฐาน. นอกจากนี้ โดยการสร้างการสื่อสารระหว่างผู้เชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน มันถูกทำเครื่องหมายด้วยการใช้ การรักษาสรรพนามแสดงถึงความเคารพและการยอมรับตำแหน่ง

โดยทั่วไปบันทึกช่วยจำจะจัดอยู่ในโครงสร้างพื้นฐานทั่วไปซึ่งแตกต่างกันเฉพาะเรื่องของข้อความหรือ "บริบท" ซึ่งเป็นเนื้อหาหลักของประเภทและสื่อถึงการแจ้ง คำขอ หรือข้อร้องเรียนจริงๆ ดังนั้น เราสามารถระบุได้ว่าโครงสร้างพื้นฐานของบันทึกช่วยจำประกอบด้วย:

• บันทึกชื่อ

• ชื่อผู้รับหรือผู้รับ

• ชื่อผู้ออกบันทึกช่วยจำ

• วันที่ออกบันทึกช่วยจำ

• การนำเสนอและสรุปข้อความ

• ข้อความบันทึก

• ลายเซ็นสุดท้าย

จดหมาย เลขที่__/ วันที่ _/__/__ สำหรับ ______________ หัวข้อ ___________ ข้อความ___________ข้อความ________ข้อความ_____________ ข้อความ___________ ข้อความ___________ ข้อความ_______________ ข้อความ___________ ข้อความ___________ ข้อความ_______________ __________________ ชื่อและชื่อเรื่อง

ดูด้วย: หน้าที่และโครงสร้างของหนังสือขอประเภท

ประเภทของบันทึก

บันทึกย่อยังสามารถแบ่งออกเป็นประเภทต่าง ๆ ซึ่งอ้างถึงความแตกต่างบางอย่างที่เหมือนกันกับเพศ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ บริบท และเนื้อหาของข้อความที่เผยแพร่ ใครๆ ก็พูดถึง บันทึกช่วยจำสามประเภท: บันทึกภายใน; บันทึกภายนอก (โครงสร้างอย่างเป็นทางการ); และบันทึกช่วยจำทางธุรกิจ

• บันทึกภายใน

บันทึกภายในมีไว้สำหรับ แจ้งประกาศ กติกาใหม่ อัพเดทงานบางส่วน เป็นต้น กล่าวคือ เป็นการสร้างการสื่อสารภายในระหว่างแผนกและพนักงานของบริษัทหรือสถาบันเดียวกัน

ลักษณะของบันทึกนี้คือ: มีชื่อบันทึกที่ด้านบนของหน้า ด้านล่างผู้รับเอกสาร แล้วชื่อผู้ส่ง คู่สนทนาสามารถระบุได้โดยแผนกที่เกี่ยวข้อง จากนั้นระบบจะแสดงวันที่ เรื่อง และข้อความของเอกสาร โดยให้กรอกลายเซ็นที่มุมขวา

• บันทึกภายนอก

บันทึกภายนอกเรียกอีกอย่างว่า บันทึกอย่างเป็นทางการ ทำหน้าที่ออกคำสั่ง แจ้ง หรือร้องขอให้ หน่วยงานต่างๆ. ประเภทนี้จัดเป็นดังนี้: เริ่มต้นด้วยหมายเลขเอกสารและตัวย่อที่ระบุที่มาซึ่งอยู่ที่มุมบนซ้ายของหน้า ตามลำดับข้อมูลของวันที่และอาชีพดังต่อไปนี้ จากนั้นบริบท การปิด และสุดท้าย ลายเซ็น

• บันทึกทางธุรกิจ

บันทึกเชิงพาณิชย์มีโครงสร้างดังนี้: วันที่ออกเอกสารจะถูกแทรกที่มุมบนขวาของแผ่นงาน ตามด้วยผู้รับและอาชีวะ จากนั้นบริบทหรือข้อความ การปิด และลายเซ็น

คุณทำบันทึกช่วยจำได้อย่างไร?

ในการทำบันทึกก่อนอื่น ระบุประเภท จะใช้เพื่อให้ข้อความมีโครงสร้างที่เหมาะสม ดังนั้นเมื่อเลือกแบบแล้ว ผู้เขียนต้อง กรอกข้อมูลตามบริบท เช่น วันที่ สถานที่ ผู้รับ หมายเลขเอกสาร หรือชื่อ เป็นต้น

ในเนื้อความของเอกสารจะต้องนำเสนอข้อความกลางที่ต้องการถ่ายทอด เธอจะต้อง เขียนเป็นทางการ จริงใจ และรัดกุม. ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงข้อมูลหรือบทสนทนาที่ไม่จำเป็นและเป็นภาษาพูดทุกประเภท สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณลักษณะหลักของบันทึกช่วยจำคือความคล่องตัว ดังนั้น: ข้อความสั้นและตรง

ตัวอย่างบันทึก

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบันทึกช่วยจำสองตัวอย่าง:

บันทึก ถึง Juliana Silva - ฝ่ายการตลาด โดย Carlos Silva - ฝ่ายประชาสัมพันธ์ วันที่ 25-03-2021 อ้างอิง: การฝึกงาน ณ วันที่ 1 เมษายน พ.ศ. 2564 คุณมาเรีย ดา ซิลวา ผู้ช่วยฝ่ายประชาสัมพันธ์ จะฝึกงานที่ฝ่ายการตลาดเป็นเวลาหนึ่งเดือน เราขอความช่วยเหลือส่วนบุคคลด้วยความจริงใจ เพื่อให้นางสาวมาเรียได้รับประโยชน์สูงสุด จูเลียน่า ซิลวา

จดหมาย บันทึกข้อตกลงฉบับที่ 21/อ. ลงวันที่ 15 มีนาคม 2564 ถึงหัวหน้าแผนกคัดเลือก เพื่อให้สอดคล้องกับความมุ่งมั่นของคณะกรรมการ เราได้แจ้งว่าวันนี้มีการตัดสินใจเลิกจ้างพนักงาน Marcia Garcia Lopes ขอแสดงความนับถือ มาเรีย ซิลวา ผู้อำนวยการ

ดังที่คุณเห็น ในทั้งสองตัวอย่าง มีองค์ประกอบโครงสร้างบันทึกช่วยจำทั่วไป (วันที่ ผู้รับ ผู้ส่ง ลายเซ็น) นอกจากนี้ ข้อความที่สั้นและเป็นรูปธรรมเป็นแง่มุมที่โดดเด่นในทั้งสองฉบับ ร่วมกับความเป็นทางการของภาษาโปรตุเกสและการทำเครื่องหมายคำสรรพนามการรักษาเป็นปัจจัยที่จำเป็นในบริบท จากแบบจำลอง เห็นได้ชัดว่าบันทึกนี้ใช้เพื่อสื่อข้อความสั้นและสำคัญระหว่างภาคส่วนต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์บางอย่างในสภาพแวดล้อมการทำงาน

ความแตกต่างระหว่างจดหมายและบันทึกช่วยจำ

อู๋ บันทึก เป็นเอกสารที่ทำหน้าที่สร้างการสื่อสารที่รวดเร็วระหว่างแผนกต่างๆ ของ a สถาบันเดียวกันหรือระหว่างสาขา ผู้ที่มีความสัมพันธ์แบบมืออาชีพจึงเป็นประเภทที่ไหลเวียนอยู่ภายในสภาพแวดล้อม "ภายใน"

อู๋ งานฝีมือในทางกลับกันเป็นเอกสารการสื่อสารภายนอกนั่นคือ กำกับภายนอกสภาพแวดล้อมการทำงานนอกจากนี้ มักจะมี a ข้อความยาว ว่าบันทึกช่วยจำ ส่วนใหญ่จะใช้โดยหน่วยงานราชการและเทศบาล

โดย Talliandre Matos
ครูเขียน