ในสังคมที่เราอาศัยอยู่ ทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับความเร็ว การใช้งานได้จริง และความสะดวกคือสิ่งที่เราให้ความสำคัญมากที่สุด เนื่องจากเวลาหายากขึ้นและความสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากันลดน้อยลง เพื่อจัดการเวลาของผู้คนให้ดียิ่งขึ้น วิธีการสื่อสารระหว่างบุคคลจึงเข้ามามีบทบาท เช่น โทรศัพท์ แฟกซ์ อีเมล การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที เป็นต้น ด้วยวิธีนี้ บริการจะได้รับการปรับให้เหมาะสม ซึ่งช่วยให้มีเวลาสำหรับกิจกรรมอื่นๆ
อีเมลในปัจจุบันเป็นรูปแบบการสื่อสารระหว่างบุคคลรูปแบบหนึ่งที่ใช้กันมากที่สุดในสังคมของเรา ซึ่งสร้างขึ้นเพื่อส่งข้อความสั้นๆ และเรียบง่าย ดังนั้น ก่อนส่งข้อความทางอีเมล คุณควรประเมินสถานการณ์ต่อไปนี้: หากหัวเรื่องยาวเกินไป จริงจังและ/หรือละเอียดอ่อน ควรสนทนาแบบเห็นหน้ากัน สิ่งที่ควรและไม่ควรนำเสนอในข้อความอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล):
• อีเมลควรสั้นและเรียบง่าย ควรมีคำทักทายและลายเซ็นไว้ตอนต้นและท้ายข้อความ
• เมื่อข้อความยาวขึ้น คุณจำเป็นต้อง "แบ่ง" เป็นหลายส่วนเพื่อให้ข้อความดูดีขึ้นและไม่รก
• คุณสามารถใช้คำย่อได้ แต่ควรใช้สามัญสำนึกเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าข้อความนั้นส่งถึงคนที่คุณไม่ค่อยสนิทสนมด้วย
• หลีกเลี่ยงการใช้อีโมติคอน โดยเฉพาะเมื่ออีเมลเกี่ยวข้องกับสาขาวิชาชีพ
• เมื่อใดก็ตามที่จำเป็น ให้ใช้ไฟล์แนบ (ไฟล์แนบ) ทำให้อีเมลมีความครอบคลุมและครอบคลุมน้อยลง
• อย่าส่งอีเมลที่มีธีมและภาพที่เร้าอารมณ์ น่ารัก หรืออะไรทำนองนั้น ในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ ถ้าคุณทำ ให้สื่อสารสิ่งที่เกี่ยวกับภาคสนาม เรื่องบันทึกผู้รับเพื่อเปิดข้อความที่มีเนื้อหาไม่เหมาะสมในการทำงานหรือแม้กระทั่งสภาพแวดล้อมของครอบครัวทำให้เกิดความอับอายต่อ เหมือนกัน.
• หลีกเลี่ยงการส่งข้อความอย่างไม่เลือกปฏิบัติด้วยเรื่องตลก โซ่ตรวนทางศาสนา คำเตือนเกี่ยวกับไวรัส ฯลฯ ข้อความประเภทนี้ไม่สะดวกและทำให้กล่องจดหมายของผู้รับรก
• ทำความสะอาดถังขยะเป็นระยะ และลบข้อความที่จะไม่ใช้อีกต่อไป
• เมื่อส่งอีเมลพร้อมสำเนา ข้อมูลที่มีอยู่จะต้องไปที่ด้านบนสุดในลำดับชั้นพร้อมสำเนาสำหรับผู้อื่น อย่างไรก็ตาม เลือกรายการที่สำคัญที่สุดจากลำดับชั้นของบริษัท และเพิ่มตามลำดับตัวอักษรในช่องผู้รับ รายการอื่นๆ จะตามมาในช่อง "พร้อมสำเนา" และตามลำดับตัวอักษรด้วย
• สามารถส่งคำเชิญทางอีเมลได้ แต่ในกรณีของการประชุมที่ไม่เป็นทางการและ/หรือการประชุมทางธุรกิจ เช่น การประชุมที่บ้านและ/หรืองานเปิดตัวหนังสือ โดยระลึกว่าต้องส่งไปล่วงหน้า เผื่อเวลาให้บุคคลนั้นได้รับและจัดระเบียบตนเองเพื่อเข้าร่วมงาน เมื่อส่งอีเมลในนาทีสุดท้าย แสดงว่าบุคคลนั้นไม่เป็นระเบียบและไม่เกรงใจผู้รับ
ทำตามคำแนะนำด้านบนและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีทางอีเมล
โดย เอลีน เพอซิเลีย
ที่มา: โรงเรียนบราซิล - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
