В обществото, в което живеем, всичко, свързано с бързина, практичност и удобство, е това, което ценим най-много, тъй като времето е оскъдно и отношенията лице в лице намаляват. За по-добро управление на времето на хората влизат в сила средствата за комуникация между хората, като телефон, факс, електронна поща, незабавни съобщения, наред с други. По този начин услугата се оптимизира, позволявайки време за други дейности.
Електронната поща днес е една от най-използваните форми на междуличностна комуникация в нашето общество, създадена е за изпращане на кратки и прости съобщения. Ето защо, преди да изпратите съобщение по електронната поща, трябва да оцените следните ситуации: ако темата е твърде дълга, сериозна и / или чувствителна, трябва да се предпочете диалогът лице в лице. Какво трябва и какво не трябва да се представя в електронно съобщение (имейл):
• Колкото и да е кратък и прост имейл, важно е той да има поздрав и подпис в началото и края на съобщението.
• Когато съобщението е по-дълго, трябва да го „разбиете“ на няколко части, така че текстът да изглежда по-добре и по-малко претрупан.
• Можете да използвате съкращения, но винаги със здрав разум, особено ако съобщението е адресирано до някой, с когото нямате много афинитет.
• Избягвайте да използвате емотикони, особено когато имейлът е свързан с професионалната област.
• Когато е необходимо, използвайте прикачени файлове (прикачени файлове), правейки имейла по-изчерпателен и по-малко обширен.
• Никога не изпращайте имейли с еротични теми и изображения, сладки или нещо подобно, в професионалната среда, ако го правите, съобщавайте за какво става въпрос на място обект, спестявайки на получателя да отваря съобщения с неподходящо съдържание в тяхната работна или дори семейна среда, причинявайки смущение на същото.
• Избягвайте да предавате безразборно съобщения с шеги, религиозни вериги, предупреждения за вируси и др. Този тип съобщение е неудобно и причинява бъркотия в пощенската кутия на получателя.
• Периодично почиствайте кутията си за боклук и изтривайте съобщения, които вече няма да се използват.
• Когато изпращате имейл с копие, съдържащата се информация трябва да върви нагоре в йерархията с копие за останалите. Изберете обаче най-важните от фирмената йерархия и ги добавете по азбучен ред в полето на получателя, останалите следват в полето „с копие“, също по азбучен ред.
• Поканите могат да се изпращат по имейл, но само в случай на неформална среща и / или бизнес среща, например домашна среща и / или стартиране на книга. Не забравяйте, че те трябва да бъдат изпратени предварително, като се даде време на лицето да получи и да се организира да присъства на събитието. Когато имейлът е изпратен в последния момент, това показва, че лицето е дезорганизирано и не се съобразява с получателя.
Следвайте съветите по-горе и поддържайте добри отношения чрез имейл.
от Eliene Percília
Източник: Бразилско училище - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
