รายงาน: ทำอย่างไร มีภาพประกอบตัวอย่างและประเภท

โอ ประเภทข้อความ “รายงาน” ตามชื่อคือ ก รายงานสรุปกิจกรรมที่กำหนดและกิจกรรมต่างๆ ผลลัพธ์.

รายงานมีการใช้กันอย่างแพร่หลายในบริษัท องค์กรภาครัฐ สถาบันการศึกษา และในบริบทอื่นๆ มากมาย ตัวอย่างเช่น ในโรงเรียน นักเรียนมักจะต้องจัดทำรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมด้านการศึกษาบางอย่าง เช่น งานแสดงวิทยาศาสตร์ การเยี่ยมชมพิพิธภัณฑ์ กิจกรรมนอกหลักสูตร เป็นต้น

หลัก เป้าหมาย ของรายงานก็คือ ข้อมูลปัจจุบัน อย่างมีวัตถุประสงค์และเป็นระบบ. ด้วยวิธีนี้สามารถนำไปใช้ช่วยในการตัดสินใจ ทำความเข้าใจปัญหา แบ่งปันผลงานวิจัย และอื่นๆ อีกมากมาย

ส่วน ภาษาแนวเพลงต้องใช้ พันธุ์มาตรฐาน ของภาษา กล่าวอีกนัยหนึ่งจะต้องปฏิบัติตาม บรรทัดฐานวัฒนธรรม. การสื่อสารจึงต้องให้ความสำคัญกับความชัดเจนและความเป็นกลาง หลีกเลี่ยงความคลุมเครือ

จัดทำรายงานอย่างไร

การเตรียมรายงานเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามชุดขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะถูกนำเสนออย่างชัดเจนและเป็นระเบียบ ด้านล่างนี้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการจัดทำรายงาน:

1. ระบุวัตถุประสงค์ของรายงาน

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าเหตุใดคุณจึงสร้างรายงาน วัตถุประสงค์หลักคืออะไร? คุณต้องการบรรลุผลอะไรกับมัน? ซึ่งจะช่วยกำหนดทิศทางเนื้อหาและโครงสร้างของรายงาน

2. การรวบรวมข้อมูล

รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับรายงานของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูล ผลการวิจัย เอกสารอ้างอิง และข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนข้อโต้แย้งหรือข้อสรุปของคุณ

3. การจัดระเบียบเนื้อหา

กำหนด โครงสร้าง ชัดเจนสำหรับรายงานของคุณ โครงสร้างทั่วไปประกอบด้วย:

• ปิดบัง: ประกอบด้วยชื่อเรื่องของรายงาน ชื่อผู้เขียน สถาบันที่จะนำเสนอ วันที่ และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

• สรุปหรือดัชนี: รายการส่วนรายงานพร้อมหมายเลขหน้าที่เกี่ยวข้อง

• การแนะนำ: แนะนำหัวข้อ วัตถุประสงค์ของรายงาน และภาพรวมของสิ่งที่จะอภิปราย

• การพัฒนา: แบ่งออกเป็นส่วนหรือบทที่คุณนำเสนอข้อมูลอย่างมีเหตุผลและเป็นระเบียบ

• บทสรุป: สรุปประเด็นหลักของรายงานและนำเสนอข้อสรุปของคุณ

• คำแนะนำหรือข้อเสนอแนะ (ถ้ามี): หากเหมาะสม ให้เสนอข้อเสนอแนะหรือแนวทางตามข้อค้นพบ

• การอ้างอิงบรรณานุกรม: จะต้องนำเสนอเมื่อมีการร้องขอเพื่อสนับสนุนรายงานในทางทฤษฎี

• เอกสารแนบ (ถ้าจำเป็น): รวมเนื้อหาเพิ่มเติมใดๆ เช่น กราฟ ตาราง หรือเอกสารประกอบ

4. เขียนข้อความ

เริ่มเขียนเนื้อหารายงานโดยทำให้ชัดเจนและกระชับ หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะที่ไม่จำเป็นและใช้ภาษาที่เหมาะสมกับมาตรฐานและเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้ อย่าลืมอ้างอิงแหล่งที่มาของคุณเมื่อเหมาะสมเพื่อให้มั่นใจในความน่าเชื่อถือของรายงาน

5. องค์ประกอบภาพ

หากจำเป็น ให้ใส่กราฟ ตาราง รูปภาพ หรือองค์ประกอบภาพอื่นๆ เพื่อแสดงข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์ประกอบเหล่านี้มีความเกี่ยวข้องและมีป้ายกำกับชัดเจน

6. ตรวจสอบและแก้ไข

หลังจากที่คุณเขียนเสร็จแล้ว ให้ตรวจสอบรายงานอย่างละเอียดเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เช่น การสะกด เครื่องหมายวรรคตอน และการจัดรูปแบบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงสร้างได้รับการจัดระเบียบอย่างมีเหตุผล และข้อมูลทั้งหมดถูกต้อง

7. จัดรูปแบบรายงาน

ใช้การจัดรูปแบบที่สอดคล้องกันทั่วทั้งรายงาน ใช้ลักษณะแบบอักษรและขนาดข้อความที่เหมาะสม ตั้งค่าระยะขอบและระยะห่างที่เหมาะสม และใช้ส่วนหัวและส่วนท้ายตามความจำเป็น ในบราซิล มาตรฐานการจัดรูปแบบนี้กำหนดโดย ABNT (Brazilian Association of Technical Standards)

รู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ กฎการจัดรูปแบบ ABNT.

8. รวมหน้าปกและสารบัญ

สร้างหน้าปกโดยระบุชื่อรายงาน ชื่อผู้แต่ง วันที่ และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง จากนั้น สร้างสารบัญหรือสารบัญที่แสดงรายการทุกส่วนของรายงานพร้อมหมายเลขหน้าที่เกี่ยวข้อง

9. จัดทำรายงานให้เสร็จสิ้น

หลังจากทำตามขั้นตอนก่อนหน้านี้ทั้งหมดแล้ว ให้ตรวจสอบรายงานอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามลำดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์ดั้งเดิมและพร้อมที่จะแบ่งปันหรือนำเสนอ

ตัวอย่างรายงาน

เพื่อแสดงให้เห็นประเภทดังกล่าว เราได้จัดทำรายงานของโรงเรียนสมมติขึ้นเกี่ยวกับกิจกรรมนอกหลักสูตร

ปิดบัง

บนหน้าปกของรายงานสมมติ เราได้จัดข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในลักษณะรวมศูนย์ ที่ด้านบนของหน้า เราจะระบุ สถาบัน โดยมีการนำเสนอรายงานของโรงเรียนที่สมมติขึ้น ("Escola Estadual 'Paulo Freire'") ตามด้วยข้อมูลเกี่ยวกับ ผู้เขียน ("นักเรียน: João Silva/ ชั้นประถมศึกษาปีที่ 9")

ตรงกลางหน้าซึ่งเน้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่คือ ชื่อ งาน ("รายงานการมีส่วนร่วมในชมรมวิทยาศาสตร์") ด้านล่างนี้เราระบุถึง ที่ตั้ง ของสถาบัน ("Miracema do Norte, Rio de Janeiro") และ วันที่ การนำเสนอสรุปตามปี ("2566")

สรุป

สารบัญหรือที่เรียกว่าสารบัญเป็นส่วนสำคัญในเอกสารหลายประเภท รวมถึงรายงานด้วย โดยทำหน้าที่ให้ภาพรวมของโครงสร้างและเนื้อหาของเอกสาร ช่วยให้ผู้อ่านค้นหาข้อมูลเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว

ในตัวอย่างนี้ นิพจน์ "สรุป" จะถูกเน้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ และอยู่กึ่งกลางที่ด้านบนของหน้า ด้านล่างนี้ เรามีรายการหัวข้อที่พัฒนาขึ้นในรายงานสมมติพร้อมหมายเลขหน้าที่เกี่ยวข้อง โปรดทราบว่าหัวข้อต่างๆ จะถูกเน้นจากการแบ่งหน้าแบบประ

การแนะนำ

บทนำเป็นส่วนพื้นฐานในเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นเรียงความ รายงาน บทความวิชาการ หนังสือ หรือข้อความอื่นใด บทบาทของมันคือการแนะนำผู้อ่านให้รู้จักกับเนื้อหาที่จะติดตามและสร้างบริบทและวัตถุประสงค์ของข้อความ นี่คือสิ่งที่เราเห็นในตัวอย่างต่อไปนี้:

การพัฒนา

การพัฒนารายงานเป็นส่วนหลักของเอกสารซึ่งมีการนำเสนอ อภิปราย และวิเคราะห์ข้อมูลโดยละเอียด ต้องเป็นไปตามโครงสร้างที่เป็นระบบและเป็นตรรกะ

ข้อมูลจะต้องนำเสนอตามลำดับเพื่อให้ผู้อ่านสามารถติดตามเหตุผลได้อย่างง่ายดาย การแบ่งการพัฒนาออกเป็นส่วนๆ และส่วนย่อย ถือเป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไปในการจัดระเบียบข้อมูลให้ชัดเจน แต่ละส่วนกล่าวถึงหัวข้อเฉพาะและสามารถแบ่งออกเป็นส่วนย่อยเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

บทสรุป

การสรุปรายงานจะสรุปประเด็นหลักที่ครอบคลุมในเอกสาร โดยเน้นผลลัพธ์และคำแนะนำ หากมี

ประเภทรายงาน

รายงานอาจแตกต่างกันไปในแง่ของรูปแบบ โครงสร้าง และวัตถุประสงค์ ขึ้นอยู่กับบริบทที่ใช้งาน ด้านล่างนี้คือประเภทรายงานที่ใช้มากที่สุด:

• รายงาน เทคนิค: นี่เป็นรายงานโดยละเอียดที่อธิบายข้อมูลทางเทคนิคหรือทางวิทยาศาสตร์ มักใช้ในสาขาต่างๆ เช่น วิศวกรรมศาสตร์ วิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี เพื่อบันทึกการทดลอง การวิจัย และโครงการต่างๆ โดยทั่วไปจะเป็นไปตามมาตรฐานการจัดรูปแบบเฉพาะและรวมถึงข้อมูลทางเทคนิคโดยละเอียด

• รายงานการวิจัย: นำเสนอผลการศึกษาวิจัย ประกอบด้วยบทนำ การทบทวนวรรณกรรม วิธีการ ผล การอภิปราย และข้อสรุป รายงานการวิจัยเป็นเรื่องปกติในสถาบันการศึกษาและในการวิจัยทางวิทยาศาสตร์

• รายงานทางการเงิน: เป็นเอกสารที่นำเสนอข้อมูลทางการเงินขององค์กร เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน และการวิเคราะห์ประสิทธิภาพทางการเงิน เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจทางการเงินในบริษัทและองค์กรต่างๆ

• รายงานเหตุการณ์หรืออุบัติเหตุ: ใช้ในสภาพแวดล้อมด้านความปลอดภัยและอาชีวอนามัย รายงานเหล่านี้จะบันทึกเหตุการณ์หรืออุบัติเหตุที่เกิดขึ้นในสถานที่ทำงาน โดยทั่วไปจะอธิบายถึงสิ่งที่เกิดขึ้น สาเหตุ และมาตรการแก้ไขที่จำเป็น

• รายงานการเดินทาง: เป็นรายงานที่พนักงานหรือนักเดินทางจัดเตรียมไว้หลังการเดินทางเพื่อทำธุรกิจ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย แผนการเดินทาง และกิจกรรมที่ดำเนินการระหว่างการเดินทาง

• รายงานการประเมินประสิทธิภาพ: รายงานเหล่านี้ใช้ในฝ่ายทรัพยากรบุคคลและบันทึกการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน รวม ข้อเสนอแนะ เกี่ยวกับทักษะและความสามารถของพนักงาน

• รายงานการตลาด: เป็นรายงานที่วิเคราะห์กลยุทธ์ทางการตลาดและผลลัพธ์ที่ได้รับ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการวิเคราะห์ตลาด ข้อมูลแคมเปญโฆษณา และตัวชี้วัดประสิทธิภาพ

ดูด้วย:

• ประเภทข้อความ
• ตัวอย่างของประเภทข้อความ
• ความหมายข้อความ
• ประเภทข้อความ
• โรแมนติก
• พงศาวดาร