V spoločnosti, v ktorej žijeme, si všetko, čo sa týka rýchlosti, praktickosti a pohodlia, to, čo si najviac ceníme, pretože času sa stalo málo a osobné vzťahy sa zmenšili. Pre lepšie riadenie času ľudí prichádzajú do úvahy komunikačné prostriedky medzi jednotlivcami, ako napríklad telefón, fax, e-mail, okamžité správy. Týmto spôsobom je služba optimalizovaná a poskytuje čas na ďalšie činnosti.
E-mail je dnes jednou z najpoužívanejších foriem medziľudskej komunikácie v našej spoločnosti, bol vytvorený na zasielanie krátkych a jednoduchých správ. Pred odoslaním správy e-mailom by ste preto mali vyhodnotiť nasledujúce situácie: ak je subjekt príliš dlhý, vážny a / alebo citlivý, mal by sa uprednostniť osobný rozhovor. Čo by malo a čo nemá byť uvedené v elektronickej správe (e-mail):
• E-mail by mal byť tak stručný a jednoduchý, že je dôležité, aby mal na začiatku a na konci správy pozdrav a podpis.
• Ak je správa dlhšia, je potrebné ju „rozdeliť“ na niekoľko častí, aby text vyzeral lepšie a neprehľadne.
• Môžete použiť skratky, ale vždy používajte zdravý rozum, najmä ak je správa určená niekomu, s kým nie ste takí spriaznení.
• Nepoužívajte emotikony, najmä ak sa e-mail týka profesionálnej oblasti.
• Kedykoľvek je to potrebné, použite Prílohy (priložené súbory), vďaka čomu bude e-mail komplexnejší a menej rozsiahly.
• Nikdy neposielajte e-maily s erotickými témami a obrázkami, roztomilými ani podobnými, v profesionálnom prostredí, ak tak robíte, komunikujte o tom, o čo ide v teréne predmetu, čím príjemcu uloží na otvorenie správ s nevhodným obsahom v pracovnom alebo dokonca rodinnom prostredí, čo mu spôsobí rozpaky to isté.
• Vyvarujte sa nediskriminačného šírenia správ, napríklad vtipov, náboženských reťazcov, varovaní pred vírusmi atď. Tento typ správy je nepohodlný a spôsobuje neprehľadnosť poštovej schránky príjemcu.
• Pravidelne čistite kôš a odstraňujte správy, ktoré sa už nebudú používať.
• Pri odosielaní e-mailu s kópiou musia obsiahnuté informácie ísť v hornej časti hierarchie s kópiou pre ostatné. Vyberte však tie najdôležitejšie z hierarchie spoločnosti a pridajte ich abecedne do poľa príjemcu, ostatné nasledujú v poli „s kópiou“, tiež v abecednom poradí.
• Pozvánky je možné posielať e-mailom, ale iba v prípade neformálneho stretnutia alebo obchodného stretnutia, napr. Domáceho stretnutia a / alebo uvedenia knihy. Nezabudnite, že musia byť zaslané vopred, aby mala osoba čas na prijatie a organizáciu svojej účasti na podujatí. Keď sa e-mail odošle na poslednú chvíľu, preukazuje sa, že daná osoba je neorganizovaná a ohľaduplná k príjemcovi.
Postupujte podľa vyššie uvedených tipov a udržujte dobrý vzťah prostredníctvom e-mailu.
Eliene Percília
Zdroj: Brazílska škola - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm