Protokoll: vad är det för, struktur, formellt kontra informellt

DE ok har för avsikt eller mål att genomföra register över idéer, information och beslut som fattats av ett samhälle. Det är en viktig och effektiv resurs för att dokumentera allt som diskuterades och diskuterades i församlingar, kongresser, konferenser och framför allt möten. Det är ett formellt dokument som kan få rättsliga effekter.

Läs också: Skillnader mellan tekniskt och litterärt skrivande

Egenskaper på en minut

protokollet måste spela in både diskussioner och överläggningar. utförs av gruppen. Som regel är text den är handskriven i sin egen bok och signerad av alla närvarande. Så att det inte finns någon risk för bedrägeri är texten inte inskriven paragraf och inga rader hoppas över, därför är det vanlig text, och signaturerna är ordnade efter varandra i sekvens av texten, eftersom strukturen i minuter erkänner inte att det finns tomma mellanslag.

Protokollet produceras vanligtvis av en person som antar en specifik position i ett företag, institution, bostadsrätt eller enhet - ofta kallad generalsekreterare - och som har uppdraget att skriva texten, läs den i slutet av evenemanget, samla in underskrifterna, förvara protokollet och, om tillämpligt, registrera dokumentet i register.

Protokollet tjänar till att registrera idéer och kollektiva beslut.

Det kan sägas att kön ata har som en av sina mest intressanta funktioner polyfoni, när det samlas olika diskursiva röster, för att innehålla flera transkriberade och / eller anpassade tal till den skriftliga modaliteten. Detta innebär att, även om det bara finns en person som skriver texten, är effekten som genereras av existensen av flera författare, för den som skriver måste överväga talet för dem som manifesterade sig under möte.

Viktig! som protokollet kan inte ändras på något sätt. efter skrivandet är det viktigt att alla möjliga korrigeringar utförs i skrivandet och inte medger därför raderingar eller användning av korrigeringar. Inför ett eventuellt registreringsfel är uttryck som "jag säger" eller "i tid" välkomna.

Oavsett typ av möte måste alla protokoll innehålla datum och plats för evenemanget, samt information som t.ex. Schema som diskuterades, besluten på varje punkt i mötet, liksom de mest relevanta frågor som behandlas av gruppen och underskrifterna.

Även om textstruktur av protokollet är enkelt, krävs det att (a) författaren (a) behärskar standardregeln för Portugisiska, för att det är teknisk text, och som också vet hur man artikulerar effektivt sekvenserberättelser och beskrivande, för att vara trogen mot det som exponerades under evenemanget.

Se också: Fem vanor för att förbättra ditt skrivande

Hur man tar protokoll från ett formellt möte

Protokoll är vanligtvis handskrivna, eftersom det är lättare att hålla det oförändrat.

• Öppningen av protokollet inkluderar som regel datum (i sin helhet), plats, tid och namn på den enhet eller institution som träffas.
• Enligt stadgan för varje enhet eller institution måste mötets laglighet registreras, det vill säga informera om det finns tillräcklig beslutförhet för dess prestation, om det är i enlighet med ett tidigare publicerat meddelande, bland annat viktig information, som om det fanns en berättigad frånvaro av någon medlem av det kollektivet.
• Dagordningen eller dagordningen måste registreras, liksom de efterföljande diskussionerna som hålls om vart och ett av de presenterade punkterna, liksom de relevanta överläggningarna. Vid denna tidpunkt är det nödvändigt att informera om det fanns någon form av omröstning och dess resultat.
• I slutet av protokollet återupptas och registreras beslut och hänvisningar, utöver de uppgifter som tilldelats gruppmedlemmarna. För det mesta presenterar protokollet en avslutningsformel som: "Det finns inget annat att göra om så är fallet har jag, så och så, sammanställt dessa protokoll, som efter att ha lästs och godkänts kommer att undertecknas av alla gåvor. ”
• Eftersom det är formellt registreras denna typ av protokoll ofta hos en notarius kontor, eftersom den behandlar beslut som fattas av institutioner, enheter, företag eller till och med sektorer med offentlig makt.

Hur man tar protokoll från ett informellt möte

De enkla protokollen eller de informella mötesprotokollen innehåller vanligtvis de delar som finns i de formella protokollen, men i en mer kortfattat och utan behov av registerkontor.

Således, upprepa strukturen plats, datum, tid, namn på de närvarande personerna eller den enhet som höll mötet, dagordningen och de beslut som fanns tas, uppgifterna om uppgifterna, registreringen av de avtal som gjorts, avslutningsformeln och signaturerna för gåvor. I den här modaliteten är det vanligt att samla signaturer på ett annat datum än händelsen.

I den här texten var det möjligt att i detalj komma i kontakt med de väsentliga elementen i produktionen av genren ata - viktigt verktyg för att spela in möten av olika natur, i syfte att underteckna åtaganden och säkerställa transparens i relationer kollektiv.

av Sara de Castro
Skrivlärare