В обществе, в котором мы живем, все, что связано со скоростью, практичностью и удобством, - это то, что мы больше всего ценим, поскольку времени стало мало, а личные отношения уменьшились. Чтобы лучше управлять временем людей, в игру вступают средства связи между людьми, такие как телефон, факс, электронная почта, обмен мгновенными сообщениями и другие. Таким образом, сервис оптимизируется, оставляя время для других занятий.
Электронная почта сегодня - одна из наиболее часто используемых форм межличностного общения в нашем обществе, она была создана для отправки коротких и простых сообщений. Поэтому, прежде чем отправлять сообщение по электронной почте, вы должны оценить следующие ситуации: если тема слишком длинная, серьезная и / или деликатная, предпочтение следует отдавать личному диалогу. Что следует и чего нельзя указывать в электронном сообщении (электронном письме):
• Каким бы кратким и простым ни было электронное письмо, важно, чтобы оно содержало приветствие и подпись в начале и в конце сообщения.
• Когда сообщение длиннее, вам необходимо «разбить» его на несколько частей, чтобы текст выглядел лучше и менее загроможден.
• Вы можете использовать сокращения, но всегда руководствуясь здравым смыслом, особенно если сообщение адресовано кому-то, с кем вы не очень близки.
• Избегайте использования смайлов, особенно если электронная почта имеет отношение к профессиональной сфере.
• При необходимости используйте вложения (прикрепленные файлы), чтобы письмо было более полным и менее обширным.
• Никогда не отправляйте электронные письма с эротическими темами и изображениями, милыми или чем-то подобным, в профессиональной среде, если вы это делаете, сообщите, о чем идет речь в этой области тема, сохраняя получателя открывать сообщения с неприемлемым содержанием в его работе или даже в семейном окружении, вызывая смущение для одно и тоже.
• Избегайте передачи сообщений без разбора с шутками, религиозными цепочками, предупреждениями о вирусах и т. Д. Этот тип сообщения неудобен и вызывает беспорядок в почтовом ящике получателя.
• Периодически очищайте корзину для мусора и удаляйте сообщения, которые больше не будут использоваться.
• При отправке электронного письма с копией содержащаяся информация должна быть наверху в иерархии, а копия - для других. Однако выберите самые важные из иерархии компании и добавьте их в алфавитном порядке в поле получателя, остальные следуют в поле «с копией», также в алфавитном порядке.
• Приглашения можно отправлять по электронной почте, но только в случае неформальной встречи и / или деловой встречи, например домашней встречи и / или презентации книги. Помня, что они должны быть отправлены заранее, давая человеку время для приема и организации посещения мероприятия. Когда электронное письмо отправляется в последнюю минуту, это демонстрирует, что человек неорганизован и невнимателен к получателю.
Следуйте приведенным выше советам и поддерживайте хорошие отношения по электронной почте.
Элин Персилиа
Источник: Бразильская школа - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
