Sabiedrībā, kurā mēs dzīvojam, viss, kas saistīts ar ātrumu, praktiskumu un ērtību, ir tas, ko mēs visvairāk vērtējam, jo laika ir kļuvis maz un klātienes attiecības ir mazinājušās. Lai labāk pārvaldītu cilvēku laiku, cita starpā tiek izmantoti saziņas līdzekļi starp indivīdiem, piemēram, tālrunis, fakss, e-pasts, tūlītējā ziņojumapmaiņa. Tādā veidā pakalpojums tiek optimizēts, dodot laiku citām aktivitātēm.
E-pasts mūsdienās ir viens no visbiežāk izmantotajiem starppersonu saziņas veidiem mūsu sabiedrībā, tas tika izveidots, lai nosūtītu īsus un vienkāršus ziņojumus. Tādēļ pirms ziņojuma nosūtīšanas pa e-pastu jums jāizvērtē šādas situācijas: ja tēma ir pārāk gara, nopietna un / vai jutīga, priekšroka jādod tiešam dialogam. Kas būtu un kas nebūtu jāuzrāda elektroniskā ziņojumā (e-pastā):
• Cik īsi un vienkārši e-pastam vajadzētu būt, ir svarīgi, lai ziņojuma sākumā un beigās būtu apsveikums un paraksts.
• Kad ziņojums ir garāks, jums tas ir jāsadala vairākās daļās, lai teksts izskatās labāk un mazāk pārblīvēts.
• Varat izmantot saīsinājumus, taču vienmēr lietojot veselo saprātu, it īpaši, ja ziņojums ir adresēts kādam, ar kuru jums nav lielas saistības.
• Izvairieties no emocijzīmju izmantošanas, īpaši, ja e-pasts ir saistīts ar profesionālo jomu.
• Kad vien nepieciešams, izmantojiet pielikumus (pievienotos failus), padarot e-pastu visaptverošāku un mazāk apjomīgu.
• Nekad nesūtiet e-pastus ar erotiskām tēmām un attēliem, jaukiem vai tamlīdzīgiem, profesionālajā vidē, ja jūs to darāt, sazinieties ar to, kas tas ir šajā jomā tēmu, saglabājot saņēmēju, lai atvērtu ziņojumus ar neatbilstošu saturu savā darba vai pat ģimenes vidē, radot samulsumu tāpat.
• Izvairieties no ziņu nodošanas bez izšķirības ar jokiem, reliģiskām ķēdēm, brīdinājumiem par vīrusiem utt. Šāda veida ziņojumi ir neērti un rada traucējumus saņēmēja pastkastē.
• Periodiski notīriet atkritumu kastīti un izdzēsiet ziņojumus, kas vairs netiks izmantoti.
• Nosūtot e-pastu ar kopiju, iekļautajai informācijai ir jāiet hierarhijas augšdaļā ar kopiju citiem. Tomēr no uzņēmuma hierarhijas atlasiet vissvarīgākos un pievienojiet tos alfabētiski saņēmēja laukā, pārējie seko laukā “ar kopiju”, arī alfabētiskā secībā.
• Ielūgumus var nosūtīt pa e-pastu, bet tikai neformālas sanāksmes un / vai biznesa tikšanās gadījumā, piemēram, mājas sanāksme un / vai grāmatu atvēršana. Atceroties, ka tie jānosūta iepriekš, dodot laiku, lai persona varētu saņemt un organizēt pasākuma apmeklēšanu. Kad e-pasts tiek nosūtīts pēdējā brīdī, tas parāda, ka persona ir nesakārtota un neuzmanīga pret saņēmēju.
Izpildiet iepriekš minētos padomus un uzturiet labas attiecības pa e-pastu.
autore Eliene Persija
Avots: Brazīlijas skola - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
