Nella società in cui viviamo, tutto ciò che riguarda velocità, praticità e convenienza è ciò che più apprezziamo, poiché il tempo è diventato scarso e le relazioni faccia a faccia sono diminuite. Per gestire al meglio il tempo delle persone entrano in gioco mezzi di comunicazione tra individui, come telefono, fax, e-mail, messaggistica istantanea, tra gli altri. In questo modo il servizio viene ottimizzato, lasciando il tempo per altre attività.
La posta elettronica oggi è una delle forme di comunicazione interpersonale più utilizzate nella nostra società, è nata per inviare messaggi brevi e semplici. Pertanto, prima di inviare un messaggio via e-mail, dovresti valutare le seguenti situazioni: se l'argomento è troppo lungo, serio e/o sensibile, è preferibile un dialogo faccia a faccia. Cosa dovrebbe e cosa non dovrebbe essere presentato in un messaggio elettronico (e-mail):
• Per quanto breve e semplice dovrebbe essere l'e-mail, è importante che abbia un saluto e una firma all'inizio e alla fine del messaggio.
• Quando il messaggio è più lungo, è necessario "spezzarlo" in più parti in modo che il testo appaia migliore e meno ingombrante.
• Puoi usare abbreviazioni, ma sempre usando il buon senso, soprattutto se il messaggio è indirizzato a qualcuno con cui hai poca affinità.
• Evitare l'uso di emoticon, soprattutto quando l'e-mail è relativa all'ambito professionale.
• Quando necessario, utilizzare gli Allegati (file allegati), rendendo l'e-mail più completa e meno estesa.
• Non inviare mai e-mail con temi e immagini erotiche, carine o qualcosa del genere, nell'ambiente professionale, se lo fai, comunica di cosa si tratta sul campo soggetto, risparmiando al destinatario di aprire messaggi con contenuti inappropriati nel proprio ambiente lavorativo o anche familiare, causando imbarazzo al stesso.
• Evita di passare messaggi indiscriminatamente con barzellette, catene religiose, avvisi di virus, ecc. Questo tipo di messaggio è scomodo e causa un disordine nella cassetta postale del destinatario.
• Pulisci periodicamente il cestino ed elimina i messaggi che non verranno più utilizzati.
• Quando si invia un'e-mail con una copia, le informazioni contenute devono andare in cima alla gerarchia con una copia per gli altri. Seleziona però le più importanti dalla gerarchia aziendale e aggiungile in ordine alfabetico nel campo destinatario, le altre seguono nel campo “con copia”, sempre in ordine alfabetico.
• Gli inviti possono essere inviati via e-mail, ma solo nel caso di una riunione informale e/o di lavoro, ad es. riunione a casa e/o presentazione di un libro. Ricordando che devono essere inviate in anticipo, dando il tempo alla persona di ricevere e organizzare per partecipare all'evento. Quando l'e-mail viene inviata all'ultimo minuto, dimostra che la persona è disorganizzata e sconsiderata nei confronti del destinatario.
Segui i suggerimenti di cui sopra e mantieni un buon rapporto via e-mail.
di Eliene Percília
Fonte: Scuola Brasile - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
