ا مذكرة إنها نص محترف قصير الحجم تستخدم لإرسال رسائل سريعة لجميع الموظفين ، لقطاعات معينة من الشركة أو للفروع والشراكات. السمة الرئيسية هي السرعة والموضوعية في الاتصال. هيكلها بسيط ومميز بشكل أساسي بالتاريخ والمكان ، واسم المحاورين ، والرسالة القصيرة والوداع الودي.
اقرأ أيضا: محاضر - سجل وثائقي للمناقشات والمداولات التي أجريت بشكل جماعي
ما هي المذكرة؟
المذكرة هي ملف نص مؤسسي أو مؤسسي الذي يعمل على إنشاء الاتصالات والإشعارات بين القطاعات الداخلية أو بين الفروع. الذي - التي النوع النصي تبرز له خفة الحركة في نقل الرسالة، بسبب البيروقراطية الأقل التي ينطوي عليها إنشاء وإرسال هذه الوثيقة.
يمكن أن تفيد المذكرة كثيرًا لتأسيس أالاتصال الداخلي، أي نقل الرسائل بين القطاعات الداخلية لشركة أو مؤسسة معينة ؛ كم ثمن لتأسيس اتصال خارجي، عندما يمكنها نقل رسالة رسمية أو رسالة تجارية ، والتي تتضمن محاورين لا ينتمون إلى المؤسسة التي صدرت فيها الوثيقة.
خصائص وهيكل المذكرة
السمة الرئيسية للمذكرة هي خفة الحركة التواصلية، حيث أنها تبرز في "السهولة" البيروقراطية ضمن الأنواع النصية للسياق المهني / التجاري. أيضًا نظرًا لطابعه الرسمي ، يستخدم المستند ملحق
لغة مكتوبة في الوضع القياسي. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال إقامة اتصال بين مختلف المهنيين ، يتم تمييزه باستخدام معاملة الضمائر، مما يدل على الاحترام والاعتراف بالمنصب.المذكرات ، بشكل عام ، منظمة في هيكل أساسي مشترك.، والذي يختلف فقط في موضوع الرسالة أو "السياق" ، وهو الجسم المركزي للنوع والذي ينقل الإشعار أو الطلب أو الشكوى. وبالتالي ، يمكننا الإشارة إلى أن الهيكل الأساسي للمذكرة يتكون من:
اسم المذكرة
اسم المستلم أو المستلم
اسم مُصدر المذكرة
تاريخ إصدار المذكرة
عرض وملخص للرسالة
رسالة المذكرة
التوقيع النهائي
|
خطاب لا ._ / _ التاريخ _ / _ / __ ل ______________ الموضوع ___________ نص ____ نص _ نص ______________ __________________ الاسم والوظيفة |
نرى أيضا: وظيفة وهيكل نوع خطاب الطلب
أنواع المذكرات
يمكن أيضًا تقسيم المذكرة إلى أنواع ، والتي تشير إلى بعض الاختلافات المشتركة بين الجنسين ، اعتمادًا على الغرض والسياق ومحتوى الرسالة المنشورة. يمكن للمرء أن يتحدث عنها ثلاثة أنواع من المذكرات: مذكرة داخلية؛ مذكرة خارجية (الهيكل الرسمي) ؛ ومذكرة العمل.
مذكرة داخلية
المذكرة الداخلية لـ توصيل الإخطارات والقواعد الجديدة والتحديثات في بعض قطاعات العمل إلخ ، أي أنه ينشئ اتصالًا داخليًا بين الإدارات والموظفين في نفس الشركة أو المؤسسة.
خصائص هذه المذكرة هي: وجود اسم المذكرة في أعلى الصفحة ، أسفل مستلم (مستلمي) المستند ، ثم اسم المرسل. يمكن تحديد المحاورين من قبل الإدارات المعنية. بعد ذلك ، يتم تقديم التاريخ والموضوع ورسالة المستند ، مكتملًا بالتوقيع في الزاوية اليمنى.
مذكرة خارجية
المذكرة الخارجية ، والتي تسمى أيضًا مذكرة رسمية يعمل على إصدار أمر أو إشعار أو طلب أقسام مختلفة. يتم تنظيم هذا النوع على النحو التالي: يبدأ برقم المستند والاختصار الذي يحدد أصله ، الموجود في الزاوية اليسرى العليا من الصفحة. في التسلسل ، تتبع معلومات التاريخ والدعوة. ثم السياق ، والإغلاق ، وأخيراً التوقيع.
مذكرة عمل
تم تنظيم المذكرة التجارية على النحو التالي: يتم إدراج تاريخ إصدار المستند في الزاوية اليمنى العليا من الورقة ، متبوعًا بالمرسل إليه والدعوة. ثم السياق أو الرسالة والإغلاق والتوقيع.
كيف تصنع مذكرة؟
لعمل مذكرة ، أولاً وقبل كل شيء ، تحديد أي نوع حتى يمكن تنظيم النص بشكل صحيح. وبالتالي ، بعد اختيار النوع ، يجب على المؤلف ملء المعلومات السياقية ، مثل التاريخ أو المكان أو المستلم أو رقم المستند أو الاسم ، إلخ.
في نص الوثيقة ، يجب تقديم الرسالة المركزية التي يجب نقلها. يجب عليها ان تكون مكتوبة بطريقة رسمية وودية وموجزة. وبالتالي ، ينبغي تجنب جميع أنواع المعلومات غير الضرورية والعامية أو الحوار. من المهم أن نتذكر أن السمة المركزية للمذكرة هي خفة الحركة ، وبالتالي: رسالة قصيرة ومباشرة.
أمثلة المذكرة
فيما يلي مثالان على المذكرات:
|
مذكرة إلى جوليانا سيلفا - قسم التسويق بقلم كارلوس سيلفا - قسم العلاقات العامة تاريخ 25-03-2021 المرجع: فترة تدريب اعتبارًا من 1 أبريل 2021 ، ستكون السيدة ماريا دا سيلفا ، المساعدة في قسم العلاقات العامة ، متدربة في قسم التسويق لمدة شهر واحد. نطلب المساعدة الشخصية بحرارة ، حتى تحصل السيدة ماريا على أقصى فائدة. جوليانا سيلفا |
|
خطاب مذكرة رقم 21 / DA بتاريخ 15 مارس 2021 إلى رئيس قسم الاختيار امتثالًا لقرار مجلس الإدارة ، أبلغنا أنه تقرر اليوم فصل الموظف مارسيا جارسيا لوبيز. مع الشكر ، ماريا سيلفا مخرج |
كما ترى ، في كلا المثالين ، هناك بعض عناصر بنية المذكرات الشائعة (التاريخ ، المستلم ، المرسل ، التوقيع). بالإضافة إلى ذلك ، تعتبر الرسالة القصيرة والموضوعية جانبًا لافتًا للنظر في كلا النصين ، جنبًا إلى جنب مع شكليات اللغة البرتغالية وتمييز ضمائر المعاملة كعامل ضروري في السياق. من النماذج ، يتضح أن المذكرة تعمل على نقل رسائل قصيرة وهامة بين مختلف القطاعات التي لها بعض العلاقة في بيئة العمل.
الفرق بين الرسالة والمذكرة
ا مذكرة هي وثيقة تعمل على إنشاء اتصالات سريعة بين الإدارات المختلفة في نفس المؤسسة أو بين الفروع الذين لديهم بعض العلاقات المهنية ، وبالتالي ، فهو نوع يتم تداوله داخل بيئة "داخلية".
ا حرفة، بدورها ، وثيقة اتصال خارجي ، أي أنها كذلك توجه خارج بيئة العملإلى جانب ذلك ، عادةً ما يكون هناك ملف نص أطول أن المذكرة. تستخدم بشكل رئيسي من قبل الوكالات الحكومية والبلديات.
بقلم تالياندر ماتوس
مدرس الكتابة