في المجتمع الذي نعيش فيه ، كل ما يتعلق بالسرعة والتطبيق العملي والراحة هو أكثر ما نقدره ، حيث أصبح الوقت نادرًا وتضاءلت العلاقات وجهاً لوجه. لإدارة وقت الناس بشكل أفضل ، تدخل وسائل الاتصال بين الأفراد ، مثل الهاتف والفاكس والبريد الإلكتروني والرسائل الفورية وغيرها. بهذه الطريقة ، يتم تحسين الخدمة ، مما يتيح الوقت للأنشطة الأخرى.
يعد البريد الإلكتروني اليوم أحد أكثر أشكال التواصل بين الأشخاص استخدامًا في مجتمعنا ، وقد تم إنشاؤه لإرسال رسائل مختصرة وبسيطة. لذلك ، قبل إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني ، يجب عليك تقييم المواقف التالية: إذا كان الموضوع طويلاً جدًا و / أو خطيرًا و / أو حساسًا ، فيجب تفضيل الحوار وجهًا لوجه. ما يجب تقديمه وما لا يجب تقديمه في رسالة إلكترونية (بريد إلكتروني):
• بقدر ما يجب أن يكون البريد الإلكتروني موجزًا وبسيطًا ، من المهم أن يحتوي على تحية وتوقيع في بداية الرسالة ونهايتها.
• عندما تكون الرسالة أطول ، هناك حاجة إلى "تقسيمها" إلى عدة أجزاء بحيث يبدو النص أفضل وأقل تشوشًا.
• يمكنك استخدام الاختصارات ، ولكن دائمًا باستخدام الفطرة السليمة ، خاصةً إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص ليس لديك الكثير من الألفة معه.
• تجنب استخدام الرموز ، خاصة عندما يتعلق البريد الإلكتروني بالمجال المهني.
• عند الضرورة ، استخدم المرفقات (الملفات المرفقة) ، مما يجعل البريد الإلكتروني أكثر شمولاً وأقل شمولاً.
• لا ترسل أبدًا رسائل بريد إلكتروني تحتوي على مواضيع وصور مثيرة ، لطيفة أو شيء من هذا القبيل ، في البيئة المهنية ، إذا قمت بذلك ، فقم بتوصيل ما يدور حوله هذا المجال الموضوع ، حفظ المستلم لفتح رسائل ذات محتوى غير لائق في عملهم أو حتى في بيئتهم العائلية ، مما يسبب إحراجًا لـ نفس.
• تجنب تمرير الرسائل بشكل عشوائي مع النكات والسلاسل الدينية والتحذيرات من الفيروسات وما إلى ذلك. هذا النوع من الرسائل غير مريح ويسبب فوضى في صندوق بريد المستلم.
• قم بتنظيف صندوق المهملات بشكل دوري ، واحذف الرسائل التي لن يتم استخدامها بعد الآن.
• عند إرسال رسالة بريد إلكتروني تحتوي على نسخة ، يجب أن تذهب المعلومات الواردة إلى أعلى التسلسل الهرمي مع نسخة للآخرين. ومع ذلك ، حدد أهم العناصر من التسلسل الهرمي للشركة وأضفها أبجديًا في حقل المستلم ، ويتبع الآخرون في حقل "مع نسخة" ، بترتيب أبجدي أيضًا.
• يمكن إرسال الدعوات عبر البريد الإلكتروني ، ولكن فقط في حالة الاجتماع غير الرسمي و / أو اجتماع العمل ، على سبيل المثال الاجتماع المنزلي و / أو إطلاق الكتاب. تذكر أنه يجب إرسالها مسبقًا ، مما يتيح الوقت للشخص لاستقبال وتنظيم أنفسهم لحضور الحدث. عندما يتم إرسال البريد الإلكتروني في اللحظة الأخيرة ، فإنه يدل على أن الشخص غير منظم وغير مراعي للمتلقي.
اتبع النصائح أعلاه وحافظ على علاقة جيدة عبر البريد الإلكتروني.
بواسطة إليين بيرسيليا
مصدر: مدرسة البرازيل - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm