У суспільстві, в якому ми живемо, все, що пов’язане зі швидкістю, практичністю та зручністю, є тим, що ми найбільше цінуємо, оскільки часу стало дефіцитним, а очних стосунків стало менше. Для кращого управління часом людей беруть участь засоби спілкування між людьми, такі як телефон, факс, електронна пошта, обмін миттєвими повідомленнями, серед інших. Таким чином, служба оптимізується, дозволяючи час для інших видів діяльності.
Електронна пошта сьогодні є однією з найбільш використовуваних форм міжособистісного спілкування в нашому суспільстві, вона створена для надсилання коротких і простих повідомлень. Тому перед відправкою повідомлення електронною поштою слід оцінити такі ситуації: якщо тема занадто довга, серйозна та / або делікатна, слід віддати перевагу особистому діалогу. Що слід, а що не слід подавати в електронному повідомленні (електронному листі):
• Яким би коротким і простим не був електронний лист, важливо, щоб він мав привітання та підпис на початку та в кінці повідомлення.
• Коли повідомлення довше, вам потрібно «розбити» його на кілька частин, щоб текст виглядав кращим і менш захаращеним.
• Ви можете використовувати абревіатури, але завжди із здоровим глуздом, особливо якщо повідомлення адресоване комусь, з ким ви не дуже споріднені.
• Уникайте використання смайликів, особливо коли електронна пошта пов’язана з професійною сферою.
• За потреби використовуйте вкладення (вкладені файли), роблячи електронний лист більш повним та менш обширним.
• Ніколи не надсилайте електронних листів з еротичними темами та зображеннями, милі чи щось подібне, у професійному середовищі, якщо ви це робите, повідомляйте, про що йдеться на місцях теми, зберігаючи одержувача для відкриття повідомлень із невідповідним вмістом у робочій або навіть сімейній обстановці, викликаючи незручність у те саме.
• Уникайте передачі повідомлень без розбору з жартами, релігійними ланцюгами, попередженнями про віруси тощо. Цей тип повідомлень незручний і спричиняє захаращення поштової скриньки одержувача.
• Періодично чистіть кошик для сміття та видаляйте повідомлення, які більше не використовуватимуться.
• Коли ви надсилаєте електронне повідомлення з копією, інформація, що міститься, повинна йти вгорі в ієрархії з копією для інших. Однак виберіть найважливіші з ієрархії компанії та додайте їх за алфавітом у поле одержувача, інші слідують у полі «з копією», також в алфавітному порядку.
• Запрошення можна надсилати електронною поштою, але лише у випадку неформальної зустрічі та / або ділової зустрічі, наприклад домашньої зустрічі та / або запуску книги. Пам’ятаючи, що їх потрібно надсилати заздалегідь, даючи людині час приймати та організовувати присутність на заході. Коли електронне повідомлення надсилається в останню хвилину, це свідчить про те, що людина неорганізована та неуважна до одержувача.
Дотримуйтесь наведених вище порад та підтримуйте добрі стосунки електронною поштою.
Елієн Персілія
Джерело: Бразильська школа - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
