W społeczeństwie, w którym żyjemy, wszystko, co wiąże się z szybkością, praktycznością i wygodą, jest tym, co najbardziej cenimy, ponieważ czas stał się ograniczony, a relacje twarzą w twarz zanikły. Aby lepiej zarządzać ludzkim czasem, w grę wchodzą środki komunikacji między poszczególnymi osobami, takie jak telefon, faks, e-mail, komunikatory internetowe. W ten sposób usługa jest zoptymalizowana, dając czas na inne czynności.
Poczta elektroniczna jest dziś jedną z najczęściej używanych form komunikacji interpersonalnej w naszym społeczeństwie, została stworzona do wysyłania krótkich i prostych wiadomości. Dlatego przed wysłaniem wiadomości e-mailem należy ocenić następujące sytuacje: jeśli temat jest zbyt długi, poważny i/lub drażliwy, preferowany jest dialog twarzą w twarz. Co należy, a czego nie należy przedstawiać w wiadomości elektronicznej (e-mail):
• Tak krótki i prosty, jak powinien być e-mail, ważne jest, aby zawierał powitanie i podpis na początku i na końcu wiadomości.
• Gdy wiadomość jest dłuższa, musisz „podzielić” ją na kilka części, aby tekst wyglądał lepiej i był mniej zagracony.
• Możesz używać skrótów, ale zawsze kieruj się zdrowym rozsądkiem, zwłaszcza jeśli wiadomość jest adresowana do kogoś, z kim nie masz wielkiego powinowactwa.
• Unikaj używania emotikonów, zwłaszcza gdy e-mail dotyczy dziedziny zawodowej.
• W razie potrzeby używaj załączników (załączanych plików), dzięki czemu wiadomość e-mail jest bardziej wyczerpująca i mniej obszerna.
• Nigdy nie wysyłaj e-maili z erotycznymi motywami i obrazkami, uroczymi lub podobnymi, w środowisku zawodowym, jeśli to robisz, komunikuj, o co chodzi w terenie temat, oszczędzając odbiorcy przed otwieraniem wiadomości o nieodpowiedniej treści w jego środowisku pracy, a nawet rodzinie, powodując zakłopotanie podobnie.
• Unikaj bezkrytycznego przekazywania wiadomości z żartami, łańcuchami religijnymi, ostrzeżeniami o wirusach itp. Ten typ wiadomości jest niewygodny i powoduje bałagan w skrzynce pocztowej odbiorcy.
• Okresowo czyść kosz i usuwaj wiadomości, które nie będą już używane.
• Wysyłając wiadomość e-mail z kopią, zawarte w niej informacje muszą trafić na szczyt hierarchii z kopią dla innych. Należy jednak wybrać najważniejsze z hierarchii firmy i dodać je alfabetycznie w polu odbiorcy, pozostałe następują w polu „z kopią”, również w kolejności alfabetycznej.
• Zaproszenia można wysyłać pocztą elektroniczną, ale tylko w przypadku nieformalnego spotkania i/lub spotkania biznesowego, np. spotkania domowego i/lub otwarcia książki. Pamiętając, że należy je wysłać z wyprzedzeniem, dając czas na otrzymanie i zorganizowanie się na wydarzenie. Gdy wiadomość e-mail jest wysyłana w ostatniej chwili, pokazuje, że dana osoba jest zdezorganizowana i nieostrożna wobec odbiorcy.
Postępuj zgodnie z powyższymi wskazówkami i utrzymuj dobre relacje za pośrednictwem poczty e-mail.
Eliene Percília
Źródło: Brazylia Szkoła - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
