Det er et ord av engelsk opprinnelse, som kommer fra begrepet "å overholde", det vil si "å handle i samsvar med".
Overholdelse betyr derfor handle i samsvar med enhver forskrift, lov, direktiv eller intern og ekstern politikk.
Compliance fungerer for tiden som et forretningsstyringssystem, som er ansvarlig for at et selskap overholder eksterne og interne lover, retningslinjer og policyer.
Formålet med compliance management er å sikre at selskapets gode omdømme bevares, holde det borte fra korrupsjon eller svindelskandaler, enten det er økonomisk, juridisk eller administrativt.
Hele denne styringsprosessen er basert på standarder fra reguleringsorganer, som kommuner, stater, føderale standarder og til og med selskapet selv.
Hvordan implementeres et compliance-program i et selskap?
For at et selskap skal ha et samsvarsprogram eller et integritetsprogram på plass, må noen viktige trinn følges.
Først en diagnose av selskapets risiko utføres. Denne analysen er utført på institusjonens etiske verdier og har som mål å finne mulige situasjoner der disse verdiene kan bli brutt, enten det er i juridiske, bedriftsmessige, strategiske eller administrativt.
Denne første fasen er viktig fordi det er fra resultatet av denne diagnosen at konsulenten og de ansvarlige for selskapet er klar over hva som kan være skadelig for institusjonens integritet.
DE andre nivå det er styring av risikoen som finnes i diagnosen. For øyeblikket blir samsvarshåndboken slått sammen med selskapets verdier og mulige risikoer. Dette må presenteres og følges av ansatte, partnere, kunder og leverandører.
Denne fasen er viktig slik at alle som tilhører institusjonen er klar over den mulige risikoen som selskapet driver og hvordan de kan unngå dem i det daglige arbeidet.
DE tredje fase det er å lage motgift som forhindrer at mulige risikoer faktisk skjer. Dette er viktig slik at selskapet alltid er i stand til å handle umiddelbart i enhver situasjon som setter sitt omdømme i fare.
DE fjerde fase det er overvåking og rapportering ledelse som fungerer som vedlikehold av alle tidligere faser.
Det er viktig å understreke at et samsvarsprogram kontinuerlig blir evaluert og justert på nytt, ettersom det alltid er ment å være klar over nye risikoer som er skadelige for selskapet.
Hva er fordelene med samsvar for selskaper?
Det er noen fordeler som et compliance-integritetsprogram gir et selskap. Noen av dem er:
Konkurransefordel
Som et selskap med konstant overvåking for å unngå svindel og korrupsjon, klarer de som følger et integritetsprogram som compliance å opprettholde et godt rykte innen sitt felt.
Dette skaper automatisk et stort konkurransefortrinn over andre selskaper som ikke har integritetsprogrammer.
risikoforebygging
Ved å forutsi korrupsjon og svindelrisiko, kan selskaper som overholder samsvar automatisk forutse økonomiske og administrative tap, og til og med juridiske og strategiske problemer.
Dette bidrar til å opprettholde selskapets omdømme som å se etter sin egen fremtid, noe som gjør det mer pålitelig.
Godt omdømme og troverdighet i bedriftsmarkedet
Ved å ta større forsiktighet med åpenheten i virksomheten, et selskap som implementerer et system overholdelse blir mer pålitelig for både kunder, leverandører og investorer.
Dermed bygger institusjonen et godt omdømme innenfor bedriftsmarkedet og overfører troverdighet til enhver person eller selskap som ønsker å etablere et forhold til det.
Hvordan ble overholdelse til?
Compliance fikk sin første registrering i USA i 1913, da FED: Federal Reserve System, også kjent som det amerikanske sentralbanksystemet, ble opprettet.
Fed var ansvarlig for å opprettholde tilsyn slik at alle amerikanske banker var i samsvar med landets lover og unngikk enhver ordning med bankkorrupsjon.
I 1972 var det en stor politisk skandale som beskyldte den amerikanske presidenten Richard Nixon for å betale tjenestemenn for å skjule hemmelig opposisjonspartiet. Etter dette og andre korrupsjonsproblemer som fulgte, ble FCPA: Foreign Corrupt Practices Act, North American Transnational Anti-Corruption Act, opprettet i 1977.
Denne loven er ment å holde regjeringen og selskapene fullt gjennomsiktige i regnskapssaker, i tillegg til å bekjempe internasjonal korrupsjon. Etter etableringen implementerte Storbritannia også en integritets- og transparenslov, kalt Bribery Act. I Brasil ble antikorrupsjonsloven (12.846) opprettet i 2013.
Alle disse lovene og kontrollsystemene gir opphav til samsvar. Hver av dem indikerer banen for regnskapsføring, juridisk og administrativ gjennomsiktighet som skal følges av offentlige og private selskaper og til og med regjeringen.
Hva kjennetegnes av compliance-programmet?
Et compliance-program har egenskaper som ikke bare gagner bedrifter, men også deres partnere, ansatte og kunder. Noen av de viktigste er:
- Tilbyr og bygger en identitet for din bedrift, og bidrar til å utvikle og forme sin egen dynamiske kultur;
- Det er veldig detaljert å analysere mulige risikoer som et selskap driver;
- Det er alltid i samsvar med landets lover og retningslinjer;
- Det fremmer en anonym og sikker rapporteringskanal, i selve selskapet, slik at ulovlige handlinger kommuniseres;
- Det klarer å ha en global visjon om selskapet, innen alle aktivitetsområder.