I samfunnet vi lever i, er alt relatert til hastighet, praktisk og praktisk det vi setter mest pris på, ettersom tiden har blitt knapp og forholdet til ansikt til ansikt har redusert. For bedre å håndtere folks tid kommer kommunikasjonsmidler mellom enkeltpersoner inn, som blant annet telefon, faks, e-post, direktemeldinger. På denne måten optimaliseres tjenesten, noe som gir tid til andre aktiviteter.
E-post i dag er en av de mest brukte formene for mellommenneskelig kommunikasjon i vårt samfunn, den ble opprettet for å sende korte og enkle meldinger. Derfor bør du evaluere følgende situasjoner før du sender en melding via e-post: hvis emnet er for langt, seriøst og / eller følsomt, bør en dialog ansikt til ansikt foretrekkes. Hva skal og hva som ikke skal presenteres i en elektronisk melding (e-post):
• Så kort og enkel som e-posten skal være, er det viktig at den har en hilsen og signatur i begynnelsen og slutten av meldingen.
• Når meldingen er lengre, er det et behov for deg å "dele" den opp i flere deler slik at teksten ser bedre og mindre rotete ut.
• Du kan bruke forkortelser, men alltid bruke sunn fornuft, spesielt hvis meldingen er adressert til noen du ikke har særlig tilknytning til.
• Unngå å bruke uttrykksikoner, spesielt når e-posten er relatert til det profesjonelle feltet.
• Når det er nødvendig, bruk vedlegg (vedlagte filer), noe som gjør e-postmeldingen mer omfattende og mindre omfattende.
• Send aldri e-poster med erotiske temaer og bilder, søte eller noe sånt, i det profesjonelle miljøet, hvis du gjør det, kommuniser hva det handler om i feltet emne, sparer mottakeren for å åpne meldinger med upassende innhold i jobben eller til og med i familiemiljøet, og forårsaker forlegenhet for samme.
• Unngå å formidle meldinger uten å skille med vitser, religiøse kjeder, virusadvarsler osv. Denne typen meldinger er upraktisk og forårsaker rot i mottakerens postkasse.
• Rengjør papirkurven med jevne mellomrom, og slett meldinger som ikke lenger skal brukes.
• Når du sender en e-post med en kopi, må informasjonen inne til toppen i hierarkiet med en kopi til de andre. Velg imidlertid de viktigste fra firmaets hierarki og legg dem til alfabetisk i mottakerfeltet, de andre følger i "med kopi" -feltet, også i alfabetisk rekkefølge.
• Invitasjoner kan sendes via e-post, men bare i tilfelle et uformelt møte og / eller forretningsmøte, f.eks. Hjemmemøte og / eller boklansering. Husk at de må sendes på forhånd, slik at personen får tid til å motta og organisere seg for å delta på arrangementet. Når e-posten blir sendt i siste øyeblikk, viser den at personen er uorganisert og hensynsløs mot mottakeren.
Følg tipsene ovenfor og oppretthold et godt forhold via e-post.
av Eliene Percília
Kilde: Brasilskolen - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm