In de samenleving waarin we leven, is alles wat met snelheid, bruikbaarheid en gemak te maken heeft, wat we het meest waarderen, aangezien tijd schaars is geworden en persoonlijke relaties zijn afgenomen. Om de tijd van mensen beter te beheren, komen communicatiemiddelen tussen individuen in het spel, zoals telefoon, fax, e-mail en instant messaging. Op deze manier wordt de service geoptimaliseerd, waardoor er tijd is voor andere activiteiten.
E-mail is tegenwoordig een van de meest gebruikte vormen van interpersoonlijke communicatie in onze samenleving, het is gemaakt om korte en eenvoudige berichten te verzenden. Daarom moet u, voordat u een bericht per e-mail verzendt, de volgende situaties evalueren: als het onderwerp te lang, serieus en/of gevoelig is, verdient een persoonlijke dialoog de voorkeur. Wat moet wel en wat niet in een elektronisch bericht (e-mail):
• Hoe kort en eenvoudig de e-mail ook moet zijn, het is belangrijk dat deze een begroeting en handtekening heeft aan het begin en einde van het bericht.
• Als het bericht langer is, moet u het in verschillende delen 'opsplitsen' zodat de tekst er beter en minder rommelig uitziet.
• Je mag afkortingen gebruiken, maar altijd met gezond verstand, zeker als de boodschap gericht is aan iemand met wie je niet veel affiniteit hebt.
• Vermijd het gebruik van emoticons, zeker als de e-mail betrekking heeft op het werkveld.
• Gebruik waar nodig Attachements (bijgevoegde bestanden), waardoor de e-mail uitgebreider en minder uitgebreid wordt.
• Stuur nooit e-mails met erotische thema's en afbeeldingen, schattig of iets dergelijks, in de professionele omgeving, als je dat doet, communiceer dan waar het over gaat in het veld onderwerp, de ontvanger opslaan om berichten te openen met ongepaste inhoud in hun werk- of zelfs gezinsomgeving, waardoor de dezelfde.
• Vermijd het willekeurig doorgeven van berichten met grappen, religieuze kettingen, viruswaarschuwingen, enz. Dit type bericht is onhandig en veroorzaakt een rommel in de mailbox van de ontvanger.
• Maak uw prullenbak regelmatig schoon en verwijder berichten die niet meer worden gebruikt.
• Bij het verzenden van een e-mail met een kopie, moet de informatie in de hiërarchie bovenaan komen met een kopie voor de anderen. Selecteer echter de belangrijkste uit de bedrijfshiërarchie en voeg ze alfabetisch toe in het veld ontvanger, de andere volgen in het veld "met kopie", ook in alfabetische volgorde.
• Uitnodigingen kunnen per e-mail worden verzonden, maar alleen in het geval van een informele bijeenkomst en/of zakelijke bijeenkomst, bijvoorbeeld thuisbijeenkomst en/of boekpresentatie. Onthoud dat ze van tevoren moeten worden verzonden, zodat de persoon tijd heeft om te ontvangen en zichzelf te organiseren om het evenement bij te wonen. Wanneer de e-mail op het laatste moment wordt verzonden, toont dit aan dat de persoon ongeorganiseerd is en onattent van de ontvanger.
Volg bovenstaande tips en onderhoud een goede relatie via e-mail.
door Eliene Percília
Bron: Brazilië School - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm