בחברה בה אנו חיים, כל מה שקשור למהירות, פרקטיות ונוחות הוא מה שאנחנו מעריכים ביותר, מכיוון שהזמן הפך להיות מועט ויחסי פנים אל פנים פחתו. כדי לנהל טוב יותר את הזמן של אנשים, אמצעי תקשורת בין אנשים נכנסים לתמונה, כגון טלפון, פקס, דואר אלקטרוני, הודעות מיידיות, בין היתר. באופן זה, השירות מותאם, ומאפשר זמן לפעילויות אחרות.
הדואר האלקטרוני כיום הוא אחד הצורות הנפוצות ביותר של תקשורת בין אישית בחברה שלנו, הוא נוצר כדי לשלוח מסרים קצרים ופשוטים. לכן, לפני שליחת הודעה בדואר אלקטרוני, עליך להעריך את המצבים הבאים: אם הנושא ארוך מדי, רציני ו / או רגיש, יש להעדיף דיאלוג פנים אל פנים. מה צריך ומה אסור להציג בהודעה אלקטרונית (דוא"ל):
• עד כמה שהדואר האלקטרוני יהיה קצר ופשוט, חשוב שיהיה לו ברכה וחתימה בתחילת ההודעה ובסיומה.
• כאשר המסר ארוך יותר, יש צורך "לפרק" אותו למספר חלקים כדי שהטקסט ייראה טוב יותר ופחות עמוס.
• אתה יכול להשתמש בקיצורים, אך תמיד להשתמש בשכל הישר, במיוחד אם ההודעה מופנית למישהו שאין לך הרבה זיקה אליו.
• הימנע משימוש בסמלי הבעה, במיוחד כאשר הדוא"ל קשור לתחום המקצועי.
• במידת הצורך, השתמש בקבצים מצורפים (קבצים מצורפים), מה שהופך את הדוא"ל למקיף יותר ונרחב יותר.
• לעולם אל תשלח דואר אלקטרוני עם נושאים ותמונות אירוטיות, חמודות או משהו כזה, בסביבה המקצועית, אם כן, תקשר על מה מדובר בשטח נושא, שמירת הנמען לפתיחת הודעות עם תוכן לא הולם בעבודתם או אפילו בסביבה המשפחתית, מה שגורם למבוכה אותו.
• הימנע מהעברת מסרים ללא הבחנה עם בדיחות, שרשראות דתיות, אזהרות וירוסים וכו '. הודעה מסוג זה אינה נוחה וגורמת לבלאגן בתיבת הדואר של הנמען.
• נקו את תיבת האשפה מעת לעת ומחקו הודעות שלא ישמשו עוד.
• בעת שליחת דוא"ל עם עותק, המידע הכלול חייב לעבור לראש ההיררכיה עם עותק עבור האחרים. עם זאת, בחר את החשובים מבין ההיררכיה של החברה והוסף אותם אלפביתית בשדה המקבל, האחרים עוקבים אחר השדה "עם העתק", גם לפי סדר האלף-בית.
• ניתן לשלוח הזמנות בדוא"ל אך רק במקרה של פגישה בלתי פורמלית ו / או פגישה עסקית, למשל פגישה ביתית ו / או השקת ספר. לזכור שיש לשלוח אותם מראש, מה שמאפשר זמן לאדם לקבל ולהתארגן להשתתף באירוע. כאשר הדוא"ל נשלח ברגע האחרון, הוא מוכיח שהאדם לא מאורגן ולא מתחשב בנמען.
עקוב אחר הטיפים שלמעלה ושמר על קשר טוב באמצעות הדוא"ל.
מאת אליאן פרסיליה
מָקוֹר: בית ספר ברזיל - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm