יעילות ויעילות הן מילים דומות ולעתים קרובות נחשבות לשם נרדף. למרות זאת, יש הבדלים עדינים בהגדרה ובשימוש בשני המונחים..
יעילות תהיה פעולה של "לעשות דברים נכונים"בעוד האפקטיביות מורכבת מ "לעשות את הדברים הנכונים".
במסגרת המינהל העסקי והעסקי, ההבחנה בין מושג היעילות והאפקטיביות מודגשת יותר.
לשם הדגמה, יעילות תהיה סיווג ההתנהגות של מי שפעל בשלמות בביצוע עבודה מסוימת.
דוגמא: "הילד ניקה את החדר ביעילות”.
לעומת זאת, היעילות כוללת תוכנית רחבה יותר, לא רק לביצוע עבודה, אלא לפתרון כולל של המצב.
בארגון העסק, כדי שתוצאות יעילות יהיו שימושיות, יש צורך לבצע פקודות ומשימות אפקטיביות.
יעילות היא לדעת מה לעשות. עבודה שנעשתה ביעילות, אך ללא אפקטיביות להשלמת תוכנית נתונה, הופכת להיות חסרת תועלת, מכיוון שהיא לא תוסיף שום דבר מהותי, לא משנה עד כמה היא נעשתה.
דוגמה קלאסית שעוזרת לדמיין את ההבדל בין יעילות לאפקטיביות: אדם שחופר באר בצורה מושלמת ובזמן עושה עבודה ביעילות; אדם שיודע את המקום הנכון לחפור את הבאר ולמצוא מים עושה עבודה ביעילות.