IL ok ha l'intenzione o l'obiettivo di eseguire registrazioni di idee, informazioni e decisioni prese da una comunità. È una risorsa importante ed efficiente per documentare tutto ciò che è stato discusso e deliberato in assemblee, congressi, convegni e, soprattutto, incontri. È un documento formale che può avere effetti legali.
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Caratteristiche di un minuto
i minuti devono registrare sia le discussioni che le deliberazioni. eseguita dal gruppo. Di norma, il testo è scritto a mano nel proprio libro e firmato da tutti i presenti. Affinché non vi sia pericolo di frode, il testo non è scritto in paragrafo e non si saltano righe, quindi si tratta di testo in chiaro, e le firme sono disposte una dopo l'altra, nella sequenza del testo, poiché la struttura del minuti non ammettono che ci siano spazi vuoti.
I verbali sono solitamente prodotti da una persona che assume a posizione specifica in una società, ente, condominio o ente - spesso chiamato segretario generale - e che ha il compito di scrivere il testo, leggerlo al termine dell'evento, raccogliere le firme, conservare il libro dei verbali ed eventualmente registrare il documento in registro.
Si può dire che Genere ata ha come una delle sue caratteristiche più interessanti il polifonia, come si raccoglie varie voci discorsive, per contenere più discorsi trascritti e/o adattati alla modalità scritta. Ciò significa che, sebbene ci sia una sola persona a scrivere il testo, l'effetto che si genera è quello dell'esistenza di più autori, perché chi scrive deve contemplare il discorso di coloro che si sono manifestati durante la incontro.
Importante! come i minuti non può essere modificato in alcun modo. dopo la sua scrittura, è indispensabile che tutte le eventuali correzioni siano effettuate nell'atto della scrittura, non ammettendo, quindi, cancellazioni o l'uso di correzioni. Di fronte a un possibile errore di registrazione, sono benvenute espressioni come “io dico” o “in tempo”.
Indipendentemente dal tipo di riunione, tutti i verbali devono includere la data e il luogo dell'evento, nonché informazioni come il Programma discusso, le decisioni su ogni punto della riunione, nonché le questioni più rilevanti trattate dal gruppo e le firme.
sebbene il struttura testuale del verbale è semplice, è necessario che (a) chi scrive (a) padroneggi la regola standard del lingua portoghese, perchè è testo tecnico, e che sa anche articolare in modo efficiente sequenzenarrazioni e descrittivo, per essere fedeli a quanto esposto durante l'evento.
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Come prendere i verbali di una riunione formale
- Di norma, l'apertura del verbale comprende la data (per esteso), il luogo, l'ora e la denominazione dell'ente o dell'istituzione che si riunisce.
- Secondo lo statuto di ogni ente o istituzione, la legittimità dell'assemblea deve essere registrata, cioè informare se esiste un quorum sufficiente per la sua adempimento, se è conforme a un avviso precedentemente pubblicato, tra le altre informazioni importanti, come se vi fosse un'assenza giustificata di qualsiasi membro di quel collettivo.
- L'ordine del giorno o l'ordine del giorno devono essere registrati, nonché le successive discussioni svolte su ciascuno degli argomenti presentati, nonché le relative deliberazioni. A questo punto, è necessario informare se c'è stato un qualsiasi tipo di votazione e i relativi risultati.
- Al termine del verbale vengono riprese e verbalizzate le decisioni e i rinvii, oltre ai compiti assegnati ai componenti del gruppo. Il più delle volte, il redattore del verbale presenta una formula di chiusura del tipo: "Non c'è nient'altro da in tal caso io, Tal dei Tali, ho redatto il presente verbale, che, dopo essere stato letto ed approvato, sarà sottoscritto da tutti i regali."
- Per quanto formale, questo tipo di verbali viene comunemente registrato presso uno studio notarile, trattandosi di decisioni assunte da istituzioni, enti, società o anche settori del potere pubblico.
Come prendere i verbali di una riunione informale
Il verbale semplice, o verbale di riunione informale, contiene solitamente gli elementi presenti nel verbale formale, ma in a più conciso e senza bisogno di anagrafe.
Così, ripeti la struttura luogo, data, ora, nome delle persone presenti o dell'ente che ha tenuto l'adunanza, l'ordine del giorno e le decisioni che sono state prese, le assegnazioni degli incarichi, il verbale degli accordi presi, la formula di chiusura e le firme del i regali. In questa modalità, è comune raccogliere le firme in una data diversa dall'evento.
In questo testo è stato possibile entrare in contatto, nel dettaglio, con gli elementi essenziali della produzione del genere ata – importante strumento per la registrazione di incontri di varia natura, con l'obiettivo di sottoscrivere impegni e garantire la trasparenza dei rapporti collettivi.
di Sara de Castro
Insegnante di scrittura
