Dalam masyarakat tempat kita hidup, segala sesuatu yang berhubungan dengan kecepatan, kepraktisan, dan kenyamanan adalah yang paling kita hargai, karena waktu telah menjadi langka dan hubungan tatap muka telah berkurang. Untuk mengelola waktu orang dengan lebih baik, sarana komunikasi antar individu ikut berperan, seperti telepon, faks, email, pesan instan, dan lain-lain. Dengan cara ini, layanan dioptimalkan, memberikan waktu untuk kegiatan lain.
E-mail saat ini adalah salah satu bentuk komunikasi interpersonal yang paling banyak digunakan di masyarakat kita, dibuat untuk mengirim pesan singkat dan sederhana. Oleh karena itu, sebelum mengirim pesan melalui email, Anda harus mengevaluasi situasi berikut: jika subjeknya terlalu panjang, serius dan/atau sensitif, dialog tatap muka sebaiknya lebih diutamakan. Apa yang harus dan apa yang tidak boleh disajikan dalam pesan elektronik (email):
• Sependek dan sesederhana e-mail, penting untuk memiliki salam dan tanda tangan di awal dan akhir pesan.
• Jika pesannya lebih panjang, Anda perlu “memecah”nya menjadi beberapa bagian agar teks terlihat lebih baik dan tidak berantakan.
• Anda dapat menggunakan singkatan, tetapi selalu menggunakan akal sehat, terutama jika pesan ditujukan kepada seseorang yang tidak terlalu dekat dengan Anda.
• Hindari penggunaan emoticon, terutama jika email terkait dengan bidang profesional.
• Bila perlu, gunakan Lampiran (file yang dilampirkan), membuat email lebih komprehensif dan tidak terlalu luas.
• Jangan pernah mengirim email dengan tema dan gambar erotis, lucu atau semacamnya, di lingkungan profesional, jika Anda melakukannya, komunikasikan tentang apa yang ada di lapangan subjek, menyelamatkan penerima untuk membuka pesan dengan konten yang tidak pantas dalam pekerjaan mereka atau bahkan lingkungan keluarga, menyebabkan rasa malu pada sama.
• Hindari menyampaikan pesan tanpa pandang bulu dengan lelucon, rantai agama, peringatan virus, dll. Jenis pesan ini tidak nyaman dan menyebabkan kekacauan di kotak surat penerima.
• Bersihkan kotak sampah Anda secara berkala, dan hapus pesan yang tidak akan digunakan lagi.
• Saat mengirim email dengan salinan, informasi yang terkandung harus berada di urutan teratas dalam hierarki dengan salinan untuk yang lain. Namun, pilih yang paling penting dari hierarki perusahaan dan tambahkan menurut abjad di bidang penerima, yang lain mengikuti di bidang "dengan salinan", juga dalam urutan abjad.
• Undangan dapat dikirim melalui email, tetapi hanya untuk pertemuan informal dan/atau pertemuan bisnis, misalnya pertemuan di rumah dan/atau peluncuran buku. Mengingat bahwa mereka harus dikirim terlebih dahulu, memberikan waktu bagi orang tersebut untuk menerima dan mengatur diri mereka sendiri untuk menghadiri acara tersebut. Ketika email dikirim pada menit terakhir, ini menunjukkan bahwa orang tersebut tidak teratur dan tidak memperhatikan penerima.
Ikuti tips di atas dan jaga hubungan baik melalui email.
oleh Eliene Percília
Sumber: Sekolah Brasil - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
