Zapisnici: čemu služi, struktura, formalno nasuprot neformalnom

THE u redu ima namjeru ili cilj provođenja evidencija ideja, informacija i odluka koje donosi zajednica. To je važan i učinkovit resurs za dokumentiranje svega o čemu se raspravljalo i raspravljalo na skupštinama, kongresima, konferencijama i, prije svega, sastancima. To je formalni dokument koji može imati pravne učinke.

Pročitajte i vi: Razlike između tehničkog i književnog pisanja

Karakteristike minute

zapisnik mora zabilježite i rasprave i vijećanja. izvodi grupa. U pravilu, tekst rukom je napisan u vlastitoj knjizi i potpisan od svih prisutnih. Tekst nije napisan na jeziku da ne postoji opasnost od prijevare paragraf i ne preskaču se redovi, dakle, riječ je o običnom tekstu, a potpisi su poredani jedan za drugim, u slijedu teksta, budući da struktura zapisnik ne priznaje da postoje prazna mjesta.

Zapisnike obično izrađuje osoba koja pretpostavlja specifičan položaj u korporaciji, instituciji, etažnom vlasništvu ili entitetu - koji se često naziva glavnim tajnikom - i kojem je zadatak pisati tekst, pročitajte ga na kraju događaja, prikupite potpise, vodite knjigu zapisnika i, ako je primjenjivo, dokument registrirajte u registar.

Zapisnici služe za bilježenje ideja i kolektivnih odluka.

Može se reći da je spol ata ima kao jedno od najzanimljivijih obilježja polifonija, dok se okuplja razni diskurzivni glasovi, za sadržavanje nekoliko prepisanih i / ili prilagođenih govora prema pisanom načinu. To znači da, iako tek jedna osoba piše tekst, generirani je učinak postojanja nekoliko autora, jer tko god piše, mora razmišljati o govoru onih koji su se očitovali tijekom sastanak.

Ne zaustavljaj se sada... Ima još toga nakon oglašavanja;)

Važno! kao zapisnik ne mogu se modificirati na bilo koji način. nakon njegovog pisanja, bitno je da se sve moguće ispravke izvrše u činu pisanja, ne dopuštajući, dakle, brisanja ili upotrebu ispravki. Suočeni s mogućom pogreškom u registraciji, izrazi poput "kažem" ili "na vrijeme" su dobrodošli.

Bez obzira na vrstu sastanka, svi zapisnici moraju sadržavati datum i mjesto događaja, kao i informacije poput Raspored o kojoj se raspravljalo, odluke o svakoj točki sastanka, kao i najrelevantnija pitanja kojima se bavila grupa i potpisi.

iako tekstualna struktura zapisnika je jednostavan, potrebno je da (a) pisac (a) ovlada standardnim pravilom Portugalski jezik, jer je tehnički tekst, a koji također zna učinkovito artikulirati sekvencepripovijesti i opisni, kako bi bili vjerni onome što je bilo izloženo tijekom događaja.

Pogledajte i: Pet navika za poboljšanje vašeg pisanja

Kako voditi zapisnik sa službenog sastanka

Zapisnici se obično pišu rukom, jer je to lakše zadržati nepromijenjenim.

• Otvaranje zapisnika u pravilu uključuje datum (u cijelosti), mjesto, vrijeme i naziv tijela ili institucije koja se sastaje.
• Prema statutu svakog entiteta ili institucije, mora se registrirati zakonitost sastanka, odnosno obavijestiti postoji li dovoljno kvoruma za njegov sastanak postignuće, ako je u skladu s prethodno objavljenom obavijesti, među ostalim važnim informacijama, kao što je bilo opravdano odsustvo člana tog kolektiva.
• Dnevni red ili dnevni red moraju biti registrirani, kao i naknadne rasprave održane o svakoj od predstavljenih točaka, kao i odgovarajuće rasprave. U ovom je trenutku potrebno obavijestiti je li bilo kakvo glasanje i njegovi rezultati.
• Na kraju zapisnika, odluke i preporuke se nastavljaju i bilježe, pored zadataka dodijeljenih članovima grupe. Većinu vremena sastavljač zapisnika predstavlja završnu formulu poput: "Ne postoji ništa drugo ako je to slučaj, ja, takav i takav, sastavio sam ovaj zapisnik, koji će nakon čitanja i odobrenja svi potpisati darovi. "
• Kako je formalno, ova vrsta zapisnika obično se registrira kod javnog bilježnika, jer se bavi odlukama koje donose institucije, subjekti, tvrtke ili čak sektori javne vlasti.

Kako voditi zapisnik o neformalnom sastanku

Jednostavni zapisnici ili neformalni zapisnici sastanka obično sadrže elemente prisutne u službenom zapisniku, ali u a sažetiji i bez potrebe za matičnim uredom.

Tako, ponoviti strukturu mjesto, datum, vrijeme, ime prisutnih ljudi ili entiteta koji je održao sastanak, dnevni red i odluke koje su bile preuzet, zadaci, evidencija sklopljenih sporazuma, zaključna formula i potpisi darovi. U ovom modalitetu uobičajeno je prikupljanje potpisa različitog datuma od događaja.

U ovom tekstu bilo je moguće detaljno stupiti u kontakt s bitnim elementima produkcije žanra ata - važnim alat za bilježenje sastanaka različitih priroda, s ciljem potpisivanja obveza i osiguravanja transparentnosti odnosa kolektivi.

autorice Sara de Castro
Učitelj pisanja