जिस समाज में हम रहते हैं, उसमें गति, व्यावहारिकता और सुविधा से जुड़ी हर चीज को हम सबसे ज्यादा महत्व देते हैं, क्योंकि समय दुर्लभ हो गया है और आमने-सामने के रिश्ते कम हो गए हैं। लोगों के समय को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए, व्यक्तियों के बीच संचार के साधन चलन में आते हैं, जैसे कि टेलीफोन, फैक्स, ई-मेल, इंस्टेंट मैसेजिंग, आदि। इस तरह, सेवा को अनुकूलित किया जाता है, जिससे अन्य गतिविधियों के लिए समय मिलता है।
ई-मेल आज हमारे समाज में पारस्परिक संचार के सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले रूपों में से एक है, इसे संक्षिप्त और सरल संदेश भेजने के लिए बनाया गया था। इसलिए, ई-मेल द्वारा संदेश भेजने से पहले, आपको निम्नलिखित स्थितियों का मूल्यांकन करना चाहिए: यदि विषय बहुत लंबा, गंभीर और/या संवेदनशील है, तो आमने-सामने संवाद को प्राथमिकता दी जानी चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक संदेश (ईमेल) में क्या प्रस्तुत किया जाना चाहिए और क्या नहीं:
• ई-मेल जितना संक्षिप्त और सरल होना चाहिए, यह महत्वपूर्ण है कि संदेश के आरंभ और अंत में अभिवादन और हस्ताक्षर हों।
• जब संदेश लंबा हो, तो आपको इसे कई भागों में "तोड़ने" की आवश्यकता होती है ताकि पाठ बेहतर और कम अव्यवस्थित दिखे।
• आप संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन हमेशा सामान्य ज्ञान का उपयोग कर सकते हैं, खासकर यदि संदेश किसी ऐसे व्यक्ति को संबोधित किया जाता है जिसके साथ आपका अधिक संबंध नहीं है।
• इमोटिकॉन्स का उपयोग करने से बचें, खासकर जब ईमेल पेशेवर क्षेत्र से संबंधित हो।
• जब भी आवश्यक हो, अटैचमेंट (संलग्न फ़ाइलें) का उपयोग करें, जिससे ईमेल अधिक व्यापक और कम व्यापक हो।
• पेशेवर माहौल में कभी भी कामुक विषयों और छवियों, प्यारा या ऐसा कुछ के साथ ई-मेल न भेजें, यदि आप ऐसा करते हैं, तो संवाद करें कि यह क्षेत्र में किस बारे में है विषय, प्राप्तकर्ता को उनके काम या यहां तक कि पारिवारिक वातावरण में अनुपयुक्त सामग्री वाले संदेशों को खोलने के लिए सहेजना, जिससे शर्मिंदगी का कारण बनता है वही।
• चुटकुलों, धार्मिक जंजीरों, वायरस की चेतावनी आदि के साथ अंधाधुंध संदेश भेजने से बचें। इस प्रकार का संदेश असुविधाजनक है और प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स में अव्यवस्था का कारण बनता है।
• अपने ट्रैश बॉक्स को समय-समय पर साफ करें, और उन संदेशों को हटा दें जिनका अब उपयोग नहीं किया जाएगा।
• एक प्रति के साथ एक ईमेल भेजते समय, निहित जानकारी को अन्य लोगों के लिए एक प्रति के साथ पदानुक्रम में शीर्ष पर जाना चाहिए। हालांकि, कंपनी पदानुक्रम से सबसे महत्वपूर्ण लोगों का चयन करें और उन्हें प्राप्तकर्ता फ़ील्ड में वर्णानुक्रम में जोड़ें, अन्य "प्रतिलिपि के साथ" फ़ील्ड में, वर्णानुक्रम में भी अनुसरण करते हैं।
• आमंत्रण ईमेल के माध्यम से भेजे जा सकते हैं, लेकिन केवल एक अनौपचारिक बैठक और/या व्यावसायिक बैठक, जैसे गृह बैठक और/या पुस्तक लॉन्च के मामले में। यह याद रखना कि उन्हें अग्रिम रूप से भेजा जाना चाहिए, जिससे व्यक्ति को कार्यक्रम में भाग लेने के लिए प्राप्त करने और खुद को व्यवस्थित करने का समय मिल सके। जब ईमेल अंतिम समय पर भेजा जाता है, तो यह दर्शाता है कि व्यक्ति अव्यवस्थित है और प्राप्तकर्ता के प्रति लापरवाह है।
ऊपर दिए गए सुझावों का पालन करें और ईमेल के जरिए अच्छे संबंध बनाए रखें।
द्वारा एलीन पर्सिलिया
स्रोत: ब्राजील स्कूल - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm