LA OK tiene la intención u objetivo de llevar a cabo registros de ideas, información y decisiones tomadas por una comunidad. Es un recurso importante y eficiente para documentar todo lo que se discutió y deliberó en asambleas, congresos, conferencias y, sobre todo, reuniones. Es un documento formal que puede tener efectos legales.
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Características de un minuto
las actas deben registrar tanto las discusiones como las deliberaciones. realizado por el grupo. Como regla, el texto está escrito a mano en su propio libro y firmado por todos los presentes. Para que no haya peligro de fraude, el texto no está escrito en párrafo y no se saltan líneas, por lo tanto, es texto plano, y las firmas están ordenadas una tras otra, en la secuencia del texto, ya que la estructura las actas no admiten que haya espacios en blanco.
Las actas suelen ser elaboradas por una persona que asume un puesto especifico en una corporación, institución, condominio o entidad, a menudo llamada secretaria general, y que tiene la asignación de escribir el texto, leerlo al finalizar el acto, recoger las firmas, llevar el libro de actas y, en su caso, registrar el documento en registro.
Se puede decir que el género ata tiene como una de sus características más interesantes el polifonía, como se reúne varias voces discursivas, por contener varios discursos transcritos y / o adaptados a la modalidad escrita. Esto quiere decir que, aunque solo haya una persona escribiendo el texto, el efecto que se genera es el de existencia de varios autores, porque quien escribe debe contemplar el discurso de quienes se manifestaron durante el reunión.
¡Importante! como los minutos no se puede modificar de ninguna manera. después de su redacción, es fundamental que todas las posibles correcciones se realicen en el acto de escribir, no admitiendo, por tanto, tachaduras o el uso de correcciones. Ante un posible error de registro, expresiones como “yo digo” o “en el tiempo” son bienvenidas.
Independientemente del tipo de reunión, todas las actas deben incluir la fecha y el lugar del evento, así como información como el Calendario donde se discutió, las decisiones sobre cada punto de la reunión, así como los temas más relevantes tratados por el grupo y las firmas.
Aunque el estructura textual de las actas es simple, se requiere que el (a) escritor (a) domine la regla estándar del lengua portuguesa, porque es texto técnico, y que también sepa articular eficientemente secuenciasnarrativas y descriptivo, para ser fieles a lo expuesto durante el evento.
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Cómo tomar actas de una reunión formal
- Por regla general, la apertura del acta incluye la fecha (en su totalidad), el lugar, la hora y el nombre de la entidad o institución que se reúne.
- De acuerdo al estatuto de cada entidad o institución, se debe registrar la legalidad de la reunión, es decir, informar si existe quórum suficiente para su cumplimiento, si es de acuerdo con un aviso previamente publicado, entre otra información importante, como si hubo una ausencia justificada de algún miembro de ese colectivo.
- Se debe registrar la agenda o temario, así como las discusiones posteriores que se realicen sobre cada uno de los puntos presentados, así como las deliberaciones pertinentes. En este punto, es necesario informar si hubo algún tipo de votación y sus respectivos resultados.
- Al final de las actas se retoman y registran las decisiones y derivaciones, además de las tareas asignadas a los miembros del grupo. La mayoría de las veces, el redactor del acta presenta una fórmula de cierre como: "No habiendo nada más si es así, yo, Fulano de Tal, he redactado este acta que, una vez leída y aprobada, será firmada por todos regalos."
- Como es formal, este tipo de actas se registra comúnmente en la notaría, ya que se trata de decisiones tomadas por instituciones, entidades, empresas o incluso sectores del poder público.
Cómo tomar actas de una reunión informal
Las minutas simples, o las minutas de las reuniones informales, generalmente contienen los elementos presentes en las minutas formales, pero en un más conciso y sin necesidad de oficina de registro.
Así, repite la estructura lugar, fecha, hora, nombre de las personas presentes o de la entidad que celebró la reunión, el orden del día y las decisiones que se tomaron tomadas, las asignaciones de tareas, el registro de los acuerdos realizados, la fórmula de cierre y las firmas de los regalos. En esta modalidad, es común recolectar firmas en una fecha diferente a la del evento.
En este texto fue posible entrar en contacto, en detalle, con los elementos esenciales de producción del género ata - importante herramienta de grabación de reuniones de diversa índole, con el objetivo de firmar compromisos y asegurar la transparencia de las relaciones colectivos.
por Sara de Castro
Profesor de escritura
