En la sociedad en la que vivimos, todo lo relacionado con la rapidez, la practicidad y la comodidad es lo que más valoramos, ya que el tiempo se ha vuelto escaso y las relaciones cara a cara han disminuido. Para gestionar mejor el tiempo de las personas, entran en juego los medios de comunicación entre las personas, como el teléfono, el fax, el correo electrónico, la mensajería instantánea, entre otros. De esta forma, se optimiza el servicio, dejando tiempo para otras actividades.
El correo electrónico hoy en día es una de las formas de comunicación interpersonal más utilizadas en nuestra sociedad, fue creado para enviar mensajes breves y sencillos. Por lo tanto, antes de enviar un mensaje por correo electrónico, debe evaluar las siguientes situaciones: si el tema es demasiado largo, serio y / o delicado, se debe preferir un diálogo cara a cara. Qué debe y qué no debe presentarse en un mensaje electrónico (correo electrónico):
• Tan breve y simple como debe ser el correo electrónico, es importante que tenga un saludo y una firma al principio y al final del mensaje.
• Cuando el mensaje es más largo, es necesario que lo “divida” en varias partes para que el texto se vea mejor y menos desordenado.
• Puedes usar abreviaturas, pero siempre usando el sentido común, especialmente si el mensaje va dirigido a alguien con quien no tienes mucha afinidad.
• Evite el uso de emoticonos, especialmente cuando el correo electrónico esté relacionado con el ámbito profesional.
• Siempre que sea necesario, utilice archivos adjuntos (archivos adjuntos), haciendo que el correo electrónico sea más completo y menos extenso.
• Nunca envíe correos electrónicos con temas e imágenes eróticas, lindas o algo así, en el entorno profesional, si lo hace, comunique de qué se trata en el campo tema, ahorrando al destinatario para abrir mensajes con contenido inapropiado en su entorno laboral o incluso familiar, causando vergüenza al mismo.
• Evite pasar mensajes indiscriminadamente con bromas, cadenas religiosas, advertencias de virus, etc. Este tipo de mensaje es inconveniente y causa un desorden en el buzón del destinatario.
• Limpie periódicamente su papelera y elimine los mensajes que ya no se utilizarán.
• Al enviar un correo electrónico con una copia, la información contenida debe ir al principio de la jerarquía con una copia para los demás. Sin embargo, seleccione las más importantes de la jerarquía de la empresa y agréguelas alfabéticamente en el campo de destinatarios, las demás siguen en el campo “con copia”, también en orden alfabético.
• Las invitaciones se pueden enviar por correo electrónico, pero solo en el caso de una reunión informal y / o reunión de negocios, por ejemplo, reunión en casa y / o presentación de un libro. Recordando que deben enviarse con anticipación, dando tiempo para que la persona se reciba y se organice para asistir al evento. Cuando el correo electrónico se envía en el último minuto, demuestra que la persona es desorganizada y desconsiderada con el destinatario.
Siga los consejos anteriores y mantenga una buena relación por correo electrónico.
de Eliene Percília
Fuente: Escuela Brasil - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm