Ve společnosti, ve které žijeme, je vše, co souvisí s rychlostí, praktičností a pohodlím, to, čeho si nejvíce ceníme, protože času se stávalo málo a osobních vztahů se zmenšovalo. Pro lepší správu času lidí přicházejí do hry komunikační prostředky mezi jednotlivci, jako například telefon, fax, e-mail, rychlé zasílání zpráv. Tímto způsobem je služba optimalizována a poskytuje čas na další aktivity.
E-mail je dnes jednou z nejpoužívanějších forem mezilidské komunikace v naší společnosti, byl vytvořen k zasílání krátkých a jednoduchých zpráv. Před odesláním zprávy e-mailem byste proto měli vyhodnotit následující situace: je-li subjekt příliš dlouhý, vážný a / nebo citlivý, měl by být upřednostňován osobní rozhovor. Co by mělo a co by nemělo být uvedeno v elektronické zprávě (e-mailu):
• Jak krátký a jednoduchý by měl být e-mail, je důležité, aby měl na začátku a na konci zprávy pozdrav a podpis.
• Pokud je zpráva delší, je třeba ji „rozdělit“ na několik částí, aby text vypadal lépe a méně přeplněný.
• Můžete použít zkratky, ale vždy používejte zdravý rozum, zvláště pokud je zpráva určena někomu, s kým nejste moc spřízněni.
• Nepoužívejte emotikony, zejména pokud se e-mail týká profesionálního oboru.
• Kdykoli je to nutné, použijte Přílohy (přiložené soubory), aby byl e-mail komplexnější a méně rozsáhlý.
• Nikdy neposílejte e-maily s erotickými motivy a obrázky, roztomilými nebo něčím podobným, v profesionálním prostředí, pokud tak učiníte, sdělte, o co jde v terénu uložení příjemce k otevření zpráv s nevhodným obsahem v jejich pracovním nebo dokonce rodinném prostředí, což by způsobilo rozpaky stejný.
• Vyvarujte se šíření zpráv bez rozdílu vtipy, náboženskými řetězci, varováním před viry atd. Tento typ zprávy je nepohodlný a způsobuje nepořádek v poštovní schránce příjemce.
• Pravidelně čistěte koš a odstraňujte zprávy, které již nebudou používány.
• Při odesílání e-mailu s kopií musí obsažené informace jít v horní části hierarchie s kopií pro ostatní. Vyberte však ty nejdůležitější z hierarchie společnosti a přidejte je abecedně do pole příjemce, ostatní následují v poli „s kopií“, také v abecedním pořadí.
• Pozvánky lze zasílat e-mailem, ale pouze v případě neformální schůzky a / nebo obchodní schůzky, např. Domácí schůzky a / nebo spuštění knihy. Pamatujte, že musí být zaslány předem, což člověku poskytne dostatek času, aby se události zúčastnil a zorganizoval se. Když je e-mail odeslán na poslední chvíli, ukazuje, že osoba je neuspořádaná a bezohledná vůči příjemci.
Postupujte podle výše uvedených tipů a udržujte dobré vztahy prostřednictvím e-mailu.
Eliene Percília
Zdroj: Brazilská škola - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
