I det samhälle där vi lever är allt relaterat till hastighet, användbarhet och bekvämlighet det vi värdesätter mest, eftersom tiden har blivit knapp och förhållanden ansikte mot ansikte har minskat. För att bättre hantera människors tid kommer kommunikationsmedel mellan individer att spela, såsom telefon, fax, e-post, snabbmeddelanden, bland andra. På detta sätt optimeras tjänsten, vilket ger tid för andra aktiviteter.
E-post idag är en av de mest använda formerna för interpersonell kommunikation i vårt samhälle, den skapades för att skicka korta och enkla meddelanden. Innan du skickar ett meddelande via e-post bör du därför utvärdera följande situationer: om ämnet är för långt, seriöst och / eller känsligt bör en ansikte mot ansikte föredras. Vad ska och vad som inte bör presenteras i ett elektroniskt meddelande (e-post):
• Så kort och enkelt som e-postmeddelandet borde vara, är det viktigt att det har en hälsning och signatur i början och slutet av meddelandet.
• När meddelandet är längre behöver du "dela upp" det i flera delar så att texten ser bättre och mindre rörig ut.
• Du kan använda förkortningar, men alltid använda sunt förnuft, speciellt om meddelandet riktar sig till någon som du inte har mycket affinitet med.
• Undvik att använda uttryckssymboler, särskilt när e-postmeddelandet är relaterat till yrkesområdet.
• När det behövs använder du bilagor (bifogade filer), vilket gör e-postmeddelandet mer omfattande och mindre omfattande.
• Skicka aldrig e-postmeddelanden med erotiska teman och bilder, söta eller något liknande, i den professionella miljön, om du gör det, kommunicera vad det handlar om på fältet ämne, vilket sparar mottagaren för att öppna meddelanden med olämpligt innehåll i sitt arbete eller till och med familjemiljö, vilket orsakar gener samma.
• Undvik att skicka meddelanden urskiljbart med skämt, religiösa kedjor, virusvarningar etc. Denna typ av meddelande är obekvämt och orsakar en röran i mottagarens brevlåda.
• Rengör regelbundet papperskorgen och ta bort meddelanden som inte längre kommer att användas.
• När du skickar ett e-postmeddelande med en kopia måste informationen innehas högst upp i hierarkin med en kopia till de andra. Välj dock de viktigaste från företagshierarkin och lägg till dem alfabetiskt i mottagarfältet, de andra följer i fältet "med kopia", även i alfabetisk ordning.
• Inbjudningar kan skickas via e-post, men endast vid ett informellt möte och / eller affärsmöte, t.ex. hemmöte och / eller boklansering. Kom ihåg att de måste skickas i förväg, vilket ger tid för personen att ta emot och organisera sig för att delta i evenemanget. När e-postmeddelandet skickas i sista minuten visar det att personen är oorganiserad och omtänksam mot mottagaren.
Följ tipsen ovan och upprätthålla en bra relation via e-post.
av Eliene Percília
Källa: Brazil School - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
