V družbi, v kateri živimo, je vse, kar je povezano s hitrostjo, praktičnostjo in udobjem, tisto, kar najbolj cenimo, saj je časa postalo malo in odnosi iz oči v oči so se zmanjšali. Za boljše upravljanje časa ljudi pridejo v poštev sredstva za komunikacijo med posamezniki, med drugim telefon, faks, e-pošta, takojšnje sporočanje. Na ta način je storitev optimizirana, kar omogoča čas za druge dejavnosti.
E-pošta je danes ena najpogosteje uporabljenih oblik medosebne komunikacije v naši družbi, ustvarjena je bila za pošiljanje kratkih in preprostih sporočil. Zato morate pred pošiljanjem sporočila po e-pošti oceniti naslednje situacije: če je zadeva predolga, resna in / ali občutljiva, je treba dati neposreden dialog. Kaj in kaj ne sme biti predstavljeno v elektronskem sporočilu (e-pošti):
• E-poštno sporočilo naj bo kratko in preprosto, vendar je pomembno, da ima na začetku in koncu sporočila pozdrav in podpis.
• Ko je sporočilo daljše, ga morate "razbiti" na več delov, tako da je besedilo videti boljše in manj razmetano.
• Uporabljate lahko okrajšave, vendar vedno z zdravo pametjo, še posebej, če je sporočilo naslovljeno na nekoga, s katerim nimate veliko afinitete.
• Izogibajte se uporabi čustvenih simbolov, zlasti če je e-poštno sporočilo povezano s strokovnim področjem.
• Kadar je potrebno, uporabite priloge (priložene datoteke), da bo e-poštno sporočilo bolj izčrpno in manj obsežno.
• V profesionalnem okolju nikoli ne pošiljajte e-pošte z erotičnimi temami in slikami, prikupnimi ali podobnimi, če to počnete, na terenu ne sporočite, za kaj gre temo, tako da prejemnika shrani, da v njegovem delovnem ali celo družinskem okolju odpre sporočila z neprimerno vsebino, kar povzroči zadrego enako.
• Izogibajte se neselektivnemu pošiljanju sporočil s šalami, verskimi verigami, opozorili pred virusi itd. Ta vrsta sporočila je neprijetna in povzroča nered v prejemnikovem nabiralniku.
• Redno čistite koš za smeti in brišite sporočila, ki jih ne boste več uporabljali.
• Ko pošljete e-poštno sporočilo s kopijo, morajo vsebovani podatki iti na vrh v hierarhiji s kopijo za ostale. Izberite pa najpomembnejše iz hierarhije podjetja in jih dodajte po abecedi v polje prejemnika, ostale sledijo v polju »s kopijo«, prav tako po abecedi.
• Vabila lahko pošljete po e-pošti, vendar le v primeru neformalnega sestanka in / ali poslovnega sestanka, npr. Domačega sestanka in / ali predstavitve knjige. Ne pozabite, da jih je treba poslati vnaprej, tako da lahko oseba prejme čas in se organizira, da se udeleži dogodka. Ko je e-poštno sporočilo poslano v zadnjem trenutku, to dokazuje, da je oseba neorganizirana in previdna do prejemnika.
Upoštevajte zgornje nasvete in ohranite dobre odnose po e-pošti.
avtor Eliene Percília
Vir: Brazilska šola - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
