În societatea în care trăim, tot ceea ce ține de viteză, caracter practic și comoditate este ceea ce apreciem cel mai mult, deoarece timpul a scăzut și relațiile față în față s-au diminuat. Pentru a gestiona mai bine timpul oamenilor, intră în joc mijloacele de comunicare între indivizi, cum ar fi telefonul, faxul, e-mailul, mesageria instantanee, printre altele. În acest fel, serviciul este optimizat, oferind timp pentru alte activități.
E-mailul de astăzi este una dintre cele mai utilizate forme de comunicare interpersonală din societatea noastră, a fost creat pentru a trimite mesaje scurte și simple. Prin urmare, înainte de a trimite un mesaj prin e-mail, ar trebui să evaluați următoarele situații: dacă subiectul este prea lung, serios și / sau sensibil, ar trebui preferat dialogul față în față. Ce trebuie și ce nu trebuie prezentat într-un mesaj electronic (e-mail):
• Pe cât de scurt și simplu ar trebui să fie e-mailul, este important ca acesta să aibă o felicitare și o semnătură la începutul și la sfârșitul mesajului.
• Când mesajul este mai lung, este necesar să îl „împărțiți” în mai multe părți, astfel încât textul să arate mai bine și mai puțin aglomerat.
• Puteți utiliza abrevieri, dar folosind întotdeauna bunul simț, mai ales dacă mesajul se adresează cuiva cu care nu aveți prea multă afinitate.
• Evitați utilizarea emoticoanelor, mai ales atunci când e-mailul este legat de domeniul profesional.
• Ori de câte ori este necesar, utilizați atașamente (fișiere atașate), făcând e-mailul mai cuprinzător și mai puțin extins.
• Nu trimiteți niciodată e-mailuri cu teme și imagini erotice, drăguțe sau ceva de genul acesta, în mediul profesional, dacă faceți acest lucru, comunicați despre ce este vorba pe teren subiect, salvând destinatarul să deschidă mesaje cu conținut neadecvat în munca lor sau chiar în mediul familial, provocând jenă pentru la fel.
• Evitați să transmiteți mesaje fără discriminare cu glume, lanțuri religioase, avertismente de virus etc. Acest tip de mesaj este incomod și provoacă o aglomerație a căsuței poștale a destinatarului.
• Curățați periodic coșul de gunoi și ștergeți mesajele care nu vor mai fi utilizate.
• Când trimiteți un e-mail cu o copie, informațiile conținute trebuie să meargă în partea de sus a ierarhiei cu o copie pentru alții. Cu toate acestea, selectați-i pe cei mai importanți din ierarhia companiei și adăugați-i alfabetic în câmpul destinatar, ceilalți urmează în câmpul „cu copiere”, tot în ordine alfabetică.
• Invitațiile pot fi trimise prin e-mail, dar numai în cazul unei întâlniri informale și / sau întâlniri de afaceri, de ex. Întâlnire la domiciliu și / sau lansare de carte. Amintindu-vă că acestea trebuie trimise în avans, acordând timp pentru ca persoana să primească și să se organizeze pentru a participa la eveniment. Atunci când e-mailul este trimis în ultimul moment, acesta demonstrează că persoana este dezorganizată și indiferent de destinatar.
Urmați sfaturile de mai sus și mențineți o relație bună prin e-mail.
de Eliene Percília
Sursă: Școala din Brazilia - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
