Het is een woord van Engelse oorsprong, dat afkomstig is van de term "voldoen aan", dat wil zeggen "in overeenstemming handelen met".
Naleving betekent dus: handelen in overeenstemming met een verordening, wet, richtlijn of intern en extern beleid.
Compliance werkt momenteel als een bedrijfsbeheersysteem dat ervoor zorgt dat een bedrijf voldoet aan externe en interne wetten, richtlijnen en beleid.
Het doel van compliance management is ervoor te zorgen dat de goede reputatie van het bedrijf behouden blijft, het weghouden van corruptie- of fraudeschandaal, of het nu op financieel, juridisch of administratief.
Dit hele beheerproces is gebaseerd op de normen van regelgevende instanties, zoals gemeenten, staten, federale normen en zelfs het bedrijf zelf.
Hoe wordt een Compliance Programma geïmplementeerd in een bedrijf?
Om een bedrijf een Compliance Programma of een Integriteit Programma te laten hebben, moeten enkele belangrijke stappen worden gevolgd.
Eerste er wordt een diagnose gesteld van de risico's van de onderneming. Deze analyse wordt uitgevoerd op basis van de ethische waarden van de instelling en heeft tot doel mogelijke situaties waarin deze waarden kunnen worden geschonden, zowel in de juridische, zakelijke, strategische of strategic administratief.
Deze eerste fase is van belang omdat uit deze diagnose de adviseur en de bedrijfsverantwoordelijken zich bewust zijn van wat schadelijk kan zijn voor de integriteit van de instelling.
DE tweede verdieping het is het beheer van de risico's die in de diagnose worden gevonden. Op dit moment is het compliance handboek samengevoegd met de waarden en mogelijke risico’s van het bedrijf. Dit moet worden gepresenteerd en gevolgd door medewerkers, partners, klanten en leveranciers.
Deze fase is belangrijk zodat iedereen die tot de instelling behoort zich bewust is van de mogelijke risico's die het bedrijf loopt en hoe ze die in hun dagelijkse werk kunnen vermijden.
DE derde fase het is om tegengiffen te creëren die voorkomen dat mogelijke risico's zich daadwerkelijk voordoen. Dit is belangrijk zodat het bedrijf altijd direct kan handelen in elke situatie die zijn reputatie in gevaar brengt.
DE vierde fase het is het monitoring- en rapportagebeheer dat werkt als het onderhoud van alle voorgaande fasen.
Het is belangrijk om te benadrukken dat een Compliance Programma voortdurend opnieuw wordt geëvalueerd en aangepast, omdat het bedoeld is om altijd op de hoogte te zijn van nieuwe risico's die schadelijk zijn voor het bedrijf.
Wat zijn de voordelen van Compliance voor bedrijven?
Er zijn enkele voordelen die een compliance-integriteitsprogramma voor een bedrijf met zich meebrengt. Sommige ervan zijn:
Concurrentie voordeel
Als bedrijf met constante monitoring om fraude en corruptie te voorkomen, slagen degenen die zich houden aan een integriteitsprogramma zoals compliance erin om een goede reputatie in hun vakgebied te behouden.
Dit creëert automatisch een groot concurrentievoordeel ten opzichte van andere bedrijven die geen integriteitsprogramma's hebben.
risicopreventie
Door corruptie- en frauderisico's te voorspellen, kunnen bedrijven die zich houden aan compliance automatisch financiële en administratieve verliezen voorzien, en zelfs juridische en strategische problemen.
Dit helpt de reputatie van het bedrijf te behouden als zijnde voor zijn eigen toekomst, waardoor het betrouwbaarder wordt.
Goede reputatie en geloofwaardigheid in de zakelijke markt
Door meer zorg te besteden aan de transparantie van zijn bedrijf, kan een bedrijf dat een systeem implementeert compliance wordt betrouwbaarder voor zowel haar klanten, leveranciers als investeerders.
Zo bouwt de instelling een goede reputatie op binnen de zakelijke markt en geeft ze geloofwaardigheid door aan elke persoon of onderneming die een relatie met haar wil aangaan.
Hoe is de naleving tot stand gekomen?
Compliance verkreeg zijn eerste registratie in de Verenigde Staten van Amerika, in 1913, toen het FED: Federal Reserve System, ook wel bekend als het Amerikaanse centrale banksysteem, werd opgericht.
De Fed was verantwoordelijk voor het handhaven van het toezicht, zodat alle Amerikaanse banken de wetten van het land naleefden en elk plan van bankcorruptie vermeden.
In 1972 was er een groot politiek schandaal dat de toenmalige Amerikaanse president Richard Nixon ervan beschuldigde ambtenaren te hebben betaald om de oppositiepartij clandestien te bespioneren. Na deze en andere corruptieproblemen die daarop volgden, werd in 1977 de FCPA: Foreign Corrupt Practices Act, de North American Transnational Anti-Corruption Act, in het leven geroepen.
Deze wet is bedoeld om de overheid en bedrijven volledig transparant te houden in boekhoudkundige zaken, naast het bestrijden van internationale corruptie. Na de oprichting heeft het VK ook een Integrity and Transparency Act ingevoerd, de Bribery Act genaamd. In Brazilië is in 2013 de anticorruptiewet (12.846) ingevoerd.
Al deze wetten en controlesystemen geven aanleiding tot compliance. Elk van hen geeft de weg aan van boekhoudkundige, juridische en administratieve transparantie die publieke en private bedrijven en zelfs de overheid moeten volgen.
Wat zijn de kenmerken van het complianceprogramma?
Een compliance-programma heeft kenmerken waar niet alleen bedrijven van profiteren, maar ook hun partners, medewerkers en klanten. Enkele van de belangrijkste zijn:
- Biedt en bouwt een identiteit voor uw bedrijf, en helpt bij het ontwikkelen en vormgeven van zijn eigen dynamische cultuur;
- Het is zeer gedetailleerd om de mogelijke risico's die een bedrijf loopt te analyseren;
- Het is altijd in overeenstemming met de wetten en richtlijnen van het land;
- Het bevordert een anoniem en veilig meldingskanaal, binnen het bedrijf zelf, zodat illegale acties worden gecommuniceerd;
- Het slaagt erin om een globale visie op het bedrijf te hebben, in alle activiteitsdomeinen.
