Notulen: waar is het voor, structuur, formeel vs. informeel

DE OK de bedoeling of het doel heeft om vastleggingen van ideeën, informatie en beslissingen genomen door een gemeenschap. Het is een belangrijke en efficiënte bron voor het documenteren van alles wat is besproken en beraadslaagd in vergaderingen, congressen, conferenties en vooral vergaderingen. Het is een formeel document dat rechtsgevolgen kan hebben.

Lees ook: Verschillen tussen technisch en literair schrijven

Kenmerken van een minuut

de minuten moeten zowel discussies als beraadslagingen opnemen. uitgevoerd door de groep. In de regel is de tekst het is met de hand geschreven in een eigen boek en gesigneerd door alle aanwezigen. Zodat er geen gevaar voor fraude bestaat, is de tekst niet in paragraaf en er worden geen regels overgeslagen, daarom is het platte tekst en zijn de handtekeningen achter elkaar gerangschikt, in de volgorde van de tekst, aangezien de structuur van de minuten geven niet toe dat er spaties zijn.

De notulen worden meestal gemaakt door een persoon die ervan uitgaat dat

specifieke positie in een bedrijf, instelling, condominium of entiteit - vaak de algemeen secretaris genoemd - en die de opdracht heeft om te schrijven de tekst, lees deze aan het einde van het evenement, verzamel de handtekeningen, houd het notulenboek bij en registreer indien van toepassing het document in register.

De notulen dienen om ideeën en collectieve beslissingen vast te leggen.

Men kan zeggen dat de geslacht ata heeft als een van de meest interessante kenmerken de polyfonie, zoals het zich verzamelt verschillende discursieve stemmen, voor het opnemen van meerdere getranscribeerde en/of aangepaste toespraken naar de schriftelijke modaliteit. Dit betekent dat, hoewel er maar één persoon de tekst schrijft, het effect dat wordt gegenereerd, dat van het bestaan ​​is van meerdere auteurs, want wie schrijft moet nadenken over de spraak van degenen die zich manifesteerden tijdens de vergadering.

Belangrijk! als de minuten kan op geen enkele manier worden gewijzigd. nadat het is geschreven, is het essentieel dat alle mogelijke correcties worden uitgevoerd tijdens het schrijven, en daarom geen wissingen of het gebruik van correcties toelaten. Geconfronteerd met een mogelijke registratiefout, zijn uitdrukkingen als "zeg ik" of "op tijd" welkom.

Ongeacht het type vergadering moeten alle notulen de datum en plaats van het evenement bevatten, evenals informatie zoals de Schema die werd besproken, de beslissingen over elk punt van de vergadering, evenals de meest relevante kwesties die door de groep werden behandeld en de handtekeningen.

Hoewel de tekstuele structuur van de notulen eenvoudig is, is het vereist dat de (a) schrijver (a) de standaardregel van de beheerst Portugese taal, omdat het zo is technische tekst, en die ook nog eens efficiënt weet te articuleren opeenvolgingenverhalen en beschrijvend, om trouw te blijven aan wat er tijdens het evenement aan het licht is gekomen.

Zie ook: Vijf gewoonten om uw schrijven te verbeteren

Hoe maak je notulen van een formele vergadering?

Notulen worden meestal met de hand geschreven, omdat dit gemakkelijker ongewijzigd te houden is.

• De opening van de notulen omvat in de regel de datum (voluit), de plaats, het uur en de naam van de entiteit of instelling die vergadert.
• Volgens het statuut van elke entiteit of instelling moet de wettigheid van de vergadering worden geregistreerd, dat wil zeggen, informeren of er voldoende quorum is voor haar prestatie, als dit in overeenstemming is met een eerder gepubliceerde kennisgeving, naast andere belangrijke informatie, zoals of er sprake was van een gerechtvaardigde afwezigheid van een lid van dat collectief.
• De agenda of agenda moet worden geregistreerd, evenals de daaropvolgende besprekingen over elk van de voorgelegde onderwerpen, evenals de relevante beraadslagingen. Op dit punt is het noodzakelijk om te informeren of er enige vorm van stemming en de respectieve resultaten zijn geweest.
• Aan het einde van de notulen worden beslissingen en verwijzingen hervat en vastgelegd, naast de taken die aan de leden van de groep zijn toegewezen. Meestal presenteert de opsteller van de notulen een slotformule zoals: "Er is niets anders te doen" als dit het geval is, heb ik, die-en-die, deze notulen opgesteld, die, na te zijn gelezen en goedgekeurd, door alle geschenken."
• Omdat het formeel is, worden dit soort notulen gewoonlijk geregistreerd bij een notariskantoor, omdat het gaat om beslissingen van instellingen, entiteiten, bedrijven of zelfs sectoren van de openbare macht.

Hoe maak je notulen van een informele vergadering?

De eenvoudige notulen, of de informele notulen, bevatten meestal de elementen die aanwezig zijn in de formele notulen, maar in a beknopter en zonder de noodzaak van een registratiekantoor.

Dus, herhaal de structuur plaats, datum, tijd, naam van de aanwezigen of de entiteit die de vergadering heeft gehouden, de agenda en de beslissingen die waren genomen, de taaktoewijzingen, de vastlegging van de gemaakte afspraken, de slotformule en de handtekeningen van de of geschenken. In deze modaliteit is het gebruikelijk om handtekeningen te verzamelen op een andere datum dan het evenement.

In deze tekst was het mogelijk om in detail in contact te komen met de essentiële elementen van de productie van het genre ata – belangrijk hulpmiddel voor het vastleggen van vergaderingen van verschillende aard, met als doel het ondertekenen van toezeggingen en het waarborgen van transparantie van relaties collectieven.

door Sara de Castro
Leraar schrijven