È una parola di origine inglese, che deriva dal termine "to compliance with", cioè "agire in accordo con".
Conformità, quindi, significa agire in conformità a qualsiasi regolamento, legge, direttiva o politica interna ed esterna.
La conformità attualmente funziona come un sistema di gestione aziendale, responsabile di garantire che un'azienda rispetti le leggi, le linee guida e le politiche esterne e interne.
Lo scopo della gestione della conformità è garantire che la buona reputazione dell'azienda sia preservata, tenendolo lontano da qualsiasi scandalo di corruzione o frode, sia in ambito finanziario, legale o amministrativo.
L'intero processo di gestione si basa sugli standard degli organismi di regolamentazione, come comuni, stati, standard federali e persino l'azienda stessa.
Come viene implementato un Programma di Conformità in un'azienda?
Affinché un'azienda disponga di un programma di conformità o di un programma di integrità, è necessario seguire alcuni passaggi chiave.
Primo viene effettuata una diagnosi dei rischi aziendali. Questa analisi viene effettuata sulla base dei valori etici dell'istituzione e mira a trovare possibili situazioni in cui questi valori possono essere violati, sia in ambito legale, aziendale, strategico o amministrativo.
Questa prima fase è importante perché è dal risultato di questa diagnosi che il consulente ei responsabili dell'azienda sono consapevoli di ciò che può essere dannoso per l'integrità dell'ente.
IL secondo livello è la gestione dei rischi riscontrati nella diagnosi. In questo momento, il manuale di conformità si fonde con i valori dell'azienda e i possibili rischi. Questo deve essere presentato e seguito da dipendenti, partner, clienti e fornitori.
Questa fase è importante affinché tutti coloro che fanno parte dell'ente siano consapevoli dei possibili rischi che l'azienda corre e di come possono evitarli nel loro lavoro quotidiano.
IL terza fase è creare antidoti che prevengano il verificarsi di possibili rischi. Questo è importante affinché l'azienda sia sempre in grado di agire immediatamente in qualsiasi situazione che metta a rischio la sua reputazione.
IL quarta fase è la gestione del monitoraggio e del reporting che funziona come il mantenimento di tutte le fasi precedenti.
È importante sottolineare che un Programma di Conformità viene costantemente rivalutato e adattato, poiché è destinato a essere sempre consapevole di nuovi rischi dannosi per l'azienda.
Quali sono i vantaggi della Compliance per le aziende?
Ci sono alcuni vantaggi che un programma di integrità della conformità porta a un'azienda. Alcuni di loro sono:
Vantaggio competitivo
In quanto azienda con un monitoraggio costante per evitare frodi e corruzione, coloro che aderiscono a un programma di integrità come la compliance riescono a mantenere una buona reputazione nel loro campo.
Questo crea automaticamente un grande vantaggio competitivo rispetto ad altre aziende che non dispongono di programmi di integrità.
prevenzione dei rischi
Prevedendo i rischi di corruzione e frode, le aziende che aderiscono alla compliance sono automaticamente in grado di prevedere perdite finanziarie e amministrative e persino problemi legali e strategici.
Questo aiuta a mantenere la reputazione dell'azienda come attenta al proprio futuro, rendendola più affidabile.
Buona reputazione e credibilità nel mercato aziendale
Curando maggiormente la trasparenza del proprio business, un'azienda che implementa un sistema la compliance diventa più affidabile sia per i suoi clienti, fornitori e investitori.
In questo modo, l'istituzione costruisce una buona reputazione all'interno del mercato aziendale, trasmettendo credibilità a qualsiasi persona o azienda che voglia stabilire un rapporto con essa.
Come è avvenuta la compliance?
La compliance ottenne la sua prima registrazione negli Stati Uniti d'America, nel 1913, quando fu creato il FED: Federal Reserve System, noto anche come sistema bancario centrale statunitense.
La Fed era responsabile del mantenimento della supervisione in modo che tutte le banche statunitensi fossero conformi alle leggi del paese, evitando qualsiasi schema di corruzione bancaria.
Nel 1972 ci fu un grande scandalo politico che accusò l'allora presidente degli Stati Uniti Richard Nixon di pagare funzionari per spiare clandestinamente il partito di opposizione. Dopo questo e altri problemi di corruzione che seguirono, nel 1977 fu creato il FCPA: Foreign Corrupt Practices Act, il North American Transnational Anti-Corruption Act.
Questa legge ha lo scopo di mantenere il governo e le aziende completamente trasparenti in materia contabile, oltre a combattere la corruzione internazionale. Dopo la sua creazione, il Regno Unito ha anche implementato un Integrity and Transparency Act, chiamato Bribery Act. In Brasile, la legge anticorruzione (12.846) è stata creata nel 2013.
Tutte queste leggi e sistemi di controllo danno luogo alla conformità. Ognuna di esse indica la strada della trasparenza contabile, legale e amministrativa che devono essere seguite dalle aziende pubbliche e private e anche dal governo.
Quali sono le caratteristiche del programma di compliance?
Un programma di conformità ha caratteristiche che avvantaggiano non solo le aziende, ma anche i loro partner, dipendenti e clienti. Alcuni dei principali sono:
- Fornisce e costruisce un'identità per la tua azienda, aiutando a sviluppare e modellare la propria cultura dinamica;
- È molto dettagliato per analizzare i possibili rischi che corre un'azienda;
- È sempre conforme alle leggi e alle linee guida del paese;
- Promuove un canale di segnalazione anonimo e sicuro, all'interno dell'azienda stessa, affinché vengano comunicate azioni illecite;
- Riesce ad avere una visione globale dell'azienda, in tutte le aree di attività.