A társadalomban, amelyben élünk, minden, ami a gyorsasággal, a praktikummal és a kényelemmel kapcsolatos, az az, amit leginkább értékelünk, mivel az idő szűkösé vált, és a személyes kapcsolatok csökkentek. Az emberek idejének jobb kezelése érdekében az egyének közötti kommunikációs eszközök, például a telefon, a fax, az e-mail, az azonnali üzenetküldés lépnek életbe. Ily módon optimalizálják a szolgáltatást, időt hagyva más tevékenységekre.
Az e-mail ma az interperszonális kommunikáció egyik leggyakoribb formája társadalmunkban, rövid és egyszerű üzenetek küldésére jött létre. Ezért mielőtt e-mailben elküldené az üzenetet, értékelje a következő helyzeteket: ha a téma túl hosszú, súlyos és / vagy érzékeny, akkor a személyes párbeszédet kell előnyben részesíteni. Mit kell és mit nem szabad elektronikus üzenetben (e-mailben) bemutatni:
• Amilyen rövidnek és egyszerűnek kell lennie az e-mailnek, fontos, hogy üdvözlet és aláírás legyen az üzenet elején és végén.
• Ha az üzenet hosszabb, akkor több részre kell „bontania”, hogy a szöveg jobban és kevésbé rendetlenül nézzen ki.
• Használhat rövidítéseket, de mindig a józan ésszel, különösen, ha az üzenetet olyan személynek címezzük, akivel nincs sok rokonsága.
• Kerülje a hangulatjelek használatát, különösen akkor, ha az e-mail a szakmai területhez kapcsolódik.
• Ha szükséges, használja a Mellékleteket (csatolt fájlokat), így az e-mail átfogóbb és kevésbé terjedelmes.
• Soha ne küldjön erotikus témájú, aranyos vagy hasonló témájú e-maileket a szakmai környezetben, ha mégis, akkor közölje, miről szól a terepen témát, menti a címzettet arra, hogy a munkahelyén vagy akár a családi környezetében nem megfelelő tartalmú üzeneteket nyisson meg, ami zavart okoz a azonos.
• Kerülje az üzenetek válogatás nélküli továbbítását viccekkel, vallási láncokkal, vírusokkal kapcsolatos figyelmeztetésekkel stb. Ez a típusú üzenet kényelmetlen, és rendetlenséget okoz a címzett postaládájában.
• Rendszeresen tisztítsa meg a kukát, és törölje azokat az üzeneteket, amelyeket már nem használ.
• Ha egy e-mailt küld egy másolattal, akkor a benne foglalt információknak fel kell jutniuk a hierarchia tetejére, egy másolattal a többi számára. Válassza ki azonban a legfontosabbakat a vállalati hierarchiából és írja be ábécé sorrendben a címzett mezőbe, a többiek pedig a „másolattal” mezőben, szintén ábécé sorrendben.
• A meghívókat el lehet küldeni e-mailben, de csak informális értekezlet és / vagy üzleti megbeszélés, pl. Otthoni találkozó és / vagy könyvbemutató esetén. Emlékeztetve arra, hogy ezeket előzetesen el kell küldeni, hagyva időt arra, hogy az illető befogadja és megszervezze magát az eseményen való részvételre. Amikor az e-mailt az utolsó pillanatban küldi el, az azt mutatja, hogy az illető szervezetlen és figyelmetlen a címzett iránt.
Kövesse a fenti tippeket, és e-mailben tartson jó kapcsolatot.
írta Eliene Percília
Forrás: Brazil iskola - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
