Zapisnici: čemu služi, struktura, formalno nasuprot neformalnom

THE u redu ima namjeru ili cilj provođenja evidencija ideja, informacija i odluka koje donosi zajednica. To je važan i učinkovit resurs za dokumentiranje svega o čemu se raspravljalo i raspravljalo na skupštinama, kongresima, konferencijama i, prije svega, sastancima. To je formalni dokument koji može imati pravne učinke.

Pročitajte i vi: Razlike između tehničkog i književnog pisanja

Karakteristike minute

zapisnik mora zabilježite i rasprave i vijećanja. izvodi grupa. U pravilu, tekst rukom je napisan u vlastitoj knjizi i potpisan od svih prisutnih. Tekst nije napisan na jeziku da ne postoji opasnost od prijevare paragraf i ne preskaču se redovi, dakle, riječ je o običnom tekstu, a potpisi su poredani jedan za drugim, u slijedu teksta, budući da struktura zapisnik ne priznaje da postoje prazna mjesta.

Zapisnike obično izrađuje osoba koja pretpostavlja specifičan položaj u korporaciji, instituciji, etažnom vlasništvu ili entitetu - koji se često naziva glavnim tajnikom - i kojem je zadatak pisati tekst, pročitajte ga na kraju događaja, prikupite potpise, vodite zapisnik o knjizi i, ako je primjenjivo, registrirajte dokument u registar.

Zapisnici služe za bilježenje ideja i kolektivnih odluka.

Može se reći da je spol ata ima kao jedno od najzanimljivijih obilježja polifonija, dok se okuplja razni diskurzivni glasovi, jer sadrži nekoliko prepisanih i / ili prilagođenih govora prema pisanom načinu. To znači da, iako postoji samo jedna osoba koja piše tekst, učinak koji se generira jest učinak postojanja nekoliko autora, jer tko god piše, mora razmišljati o govoru onih koji su se očitovali tijekom sastanak.

Važno! kao zapisnik ne može se modificirati na bilo koji način. nakon njegovog pisanja, bitno je da se sve moguće ispravke izvrše u činu pisanja, ne dopuštajući, dakle, brisanja ili upotrebu ispravki. Suočeni s mogućom pogreškom u registraciji, izrazi poput "kažem" ili "na vrijeme" su dobrodošli.

Bez obzira na vrstu sastanka, svi zapisnici moraju sadržavati datum i mjesto događaja, kao i informacije poput Raspored o kojoj se raspravljalo, odluke o svakoj točki sastanka, kao i najrelevantnija pitanja kojima se bavila grupa i potpisi.

iako tekstualna struktura zapisnika je jednostavan, potrebno je da (a) pisac (a) ovlada standardnim pravilom Portugalski jezik, jer je tehnički tekst, a koji također zna učinkovito artikulirati sekvencepripovijesti i opisni, kako bi bili vjerni onome što je bilo izloženo tijekom događaja.

Pogledajte i: Pet navika za poboljšanje vašeg pisanja

Kako voditi zapisnik sa službenog sastanka

Zapisnici se obično pišu rukom, jer je to lakše zadržati nepromijenjenim.

• Otvaranje zapisnika u pravilu uključuje datum (u cijelosti), mjesto, vrijeme i naziv tijela ili institucije koja se sastaje.
• Prema statutu svakog entiteta ili institucije, mora se registrirati zakonitost sastanka, odnosno obavijestiti postoji li dovoljno kvoruma za njegov sastanak postignuće, ako je u skladu s prethodno objavljenom obavijesti, među ostalim važnim informacijama, kao što je bilo opravdano odsustvo člana tog kolektiva.
• Dnevni red ili dnevni red moraju biti registrirani, kao i naknadne rasprave održane o svakoj od predstavljenih točaka, kao i odgovarajuće rasprave. U ovom trenutku potrebno je obavijestiti je li bilo kakvo glasanje i njegovi rezultati.
• Na kraju zapisnika, odluke i preporuke se nastavljaju i bilježe, uz zadatke dodijeljene članovima grupe. Većinu vremena sastavljač zapisnika predstavlja završnu formulu poput: "Ne postoji ništa drugo ako je to slučaj, ja, takav i takav, sastavio sam ovaj zapisnik, koji će nakon čitanja i odobrenja svi potpisati darovi. "
• Kako je formalno, ova vrsta zapisnika obično se registrira u javnobilježničkom uredu, jer se bavi vijećanjima koje provode institucije, entiteti, tvrtke ili čak sektori javne vlasti.

Kako voditi zapisnik o neformalnom sastanku

Jednostavni zapisnici ili neformalni zapisnici sastanka obično sadrže elemente prisutne u službenom zapisniku, ali u a sažetiji i bez potrebe za matičnim uredom.

Tako, ponoviti strukturu mjesto, datum, vrijeme, ime prisutnih ljudi ili entiteta koji je održao sastanak, dnevni red i odluke koje su bile preuzete zadatke, evidenciju sklopljenih sporazuma, završnu formulu i potpise darovi. U ovom modalitetu uobičajeno je prikupljanje potpisa različitog datuma od događaja.

U ovom tekstu bilo je moguće detaljno stupiti u kontakt s bitnim elementima produkcije žanra ata - važnim alat za bilježenje sastanaka različitih priroda, s ciljem potpisivanja obveza i osiguravanja transparentnosti odnosa kolektivi.

autorice Sara de Castro
Učitelj pisanja