U društvu u kojem živimo sve što je povezano s brzinom, praktičnošću i praktičnošću je ono što najviše cijenimo, jer je vremena postajalo malo, a odnosi licem u lice sve manji. Kako bi se bolje upravljalo vremenom ljudi, u obzir dolaze sredstva komunikacije između pojedinaca, poput telefona, faksa, e-pošte, trenutnih poruka, između ostalih. Na taj način usluga je optimizirana, omogućujući vrijeme za druge aktivnosti.
E-pošta je danas jedan od najčešće korištenih oblika međuljudske komunikacije u našem društvu, stvorena je za slanje kratkih i jednostavnih poruka. Stoga, prije slanja poruke e-poštom, trebali biste procijeniti sljedeće situacije: ako je tema predugačka, ozbiljna i / ili osjetljiva, treba dati prednost dijalogu licem u lice. Što bi trebalo, a što ne bi trebalo biti predstavljeno u elektroničkoj poruci (e-pošti):
• Koliko god e-pošta bila kratka i jednostavna, važno je da na početku i na kraju poruke sadrži pozdrav i potpis.
• Kad je poruka duža, trebate je "razbiti" na nekoliko dijelova kako bi tekst izgledao bolje i manje pretrpan.
• Možete koristiti kratice, ali uvijek koristeći zdrav razum, pogotovo ako je poruka upućena nekome s kim nemate puno afiniteta.
• Izbjegavajte korištenje emotikona, posebno ako je e-pošta povezana s profesionalnim područjem.
• Kad god je to potrebno, koristite Privitke (priložene datoteke), čineći e-poštu sveobuhvatnijom i manje opsežnom.
• Nikada ne šaljite e-poštu s erotskim temama i slikama, slatkim ili sličnim, u profesionalnom okruženju, ako to učinite, na terenu komunicirajte o čemu se radi subjekta, spremajući primatelja da otvori poruke s neprikladnim sadržajem u svom radnom ili čak obiteljskom okruženju, što izaziva neugodnost kod isti.
• Izbjegavajte neovisno slanje poruka šalama, vjerskim lancima, upozorenjima na viruse itd. Ova vrsta poruke je nezgodna i uzrokuje nered u poštanskom sandučiću primatelja.
• Povremeno očistite svoje smeće i izbrišite poruke koje se više neće koristiti.
• Kada šaljete e-poštu s kopijom, sadržani podaci moraju ići na vrh hijerarhije s kopijom za ostale. Međutim, odaberite najvažnije iz hijerarhije tvrtke i dodajte ih abecedno u polje primatelja, a ostale slijede u polje "s kopijom", također abecednim redom.
• Pozivnice se mogu poslati e-poštom, ali samo u slučaju neformalnog sastanka i / ili poslovnog sastanka, npr. Kućnog sastanka i / ili predstavljanja knjige. Imajući na umu da ih se mora poslati unaprijed, ostavljajući vrijeme osobi da primi i organizira se da prisustvuje događaju. Kada se e-pošta pošalje u zadnji trenutak, pokazuje da je osoba neorganizirana i ne obazire se na primatelja.
Slijedite gornje savjete i održavajte dobre odnose putem e-pošte.
autor Eliene Percília
Izvor: Brazil škola - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm