ज्ञापन: यह क्या है, इसके लिए क्या है, यह कैसे किया जाता है

हे ज्ञापन यह है एक टेक्स्ट लघु आकार पेशेवर त्वरित संदेश भेजने के लिए उपयोग किया जाता है सभी कर्मचारियों के लिए, कंपनी के कुछ क्षेत्रों के लिए या शाखाओं और भागीदारी के लिए। इसकी मुख्य विशेषता संचार में गति और निष्पक्षता है. इसकी संरचना सरल है और मुख्य रूप से तिथि और स्थान, वार्ताकारों के नाम, संक्षिप्त संदेश और सौहार्दपूर्ण विदाई द्वारा चिह्नित है।

यह भी पढ़ें: कार्यवृत्त - सामूहिक रूप से की गई चर्चाओं और विचार-विमर्शों का दस्तावेजी रिकॉर्ड

एक ज्ञापन क्या है?

ज्ञापन है a कॉर्पोरेट या संस्थागत पाठ जो आंतरिक क्षेत्रों या शाखाओं के बीच संचार और नोटिस स्थापित करने का कार्य करता है। उस पाठ्य शैली इसके लिए बाहर खड़ा है संदेश प्रसारित करने में चपलता, इस दस्तावेज़ के निर्माण और प्रेषण में शामिल कम नौकरशाही के कारण।

एक ज्ञापन इतना काम कर सकता है स्थापित करने के लिएआंतरिक संवाद, अर्थात्, किसी निश्चित कंपनी या संस्थान के आंतरिक क्षेत्रों के बीच संदेश प्रसारित करना; कितना बाहरी संचार स्थापित करने के लिए, जब यह एक आधिकारिक संदेश या वाणिज्यिक संदेश प्रसारित कर सकता है, जिसमें वार्ताकार शामिल होते हैं जो उस संस्थान से संबंधित नहीं होते हैं जहां दस्तावेज़ जारी किया जाता है।

मेमो विभिन्न क्षेत्रों और पेशेवरों के बीच पेशेवर संदेशों का प्रसार करता है।

एक ज्ञापन के लक्षण और संरचना

ज्ञापन की मुख्य विशेषता इसकी है संचार चपलता, चूंकि, व्यावसायिक/व्यावसायिक संदर्भ की पाठ्य शैलियों के भीतर, यह अपने नौकरशाही "सहजता" में सबसे अलग है। इसके औपचारिक चरित्र के कारण, दस्तावेज़ का उपयोग करता है मानक मोड में लिखित भाषा. इसके अलावा, विभिन्न पेशेवरों के बीच संचार स्थापित करके, इसे के उपयोग से चिह्नित किया जाता है सर्वनाम उपचार, सम्मान और स्थिति की मान्यता का संकेत।

मेमो, सामान्य रूप से, एक सामान्य बुनियादी संरचना में व्यवस्थित होते हैं।, जो केवल संदेश या "संदर्भ" के विषय में भिन्न होता है, जो कि शैली का केंद्रीय निकाय है और जो वास्तव में नोटिस, अनुरोध या शिकायत देता है। इस प्रकार, हम संकेत कर सकते हैं कि ज्ञापन की मूल संरचना निम्न से बनी है:

• ज्ञापन नाम

• प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ता का नाम

• मेमो जारीकर्ता का नाम

• ज्ञापन जारी करने की तिथि

• संदेश की प्रस्तुति और सारांश

• ज्ञापन संदेश

• अंतिम हस्ताक्षर

पत्र सं._/_ दिनांक _/_/__ के लिये ______________ विषय वस्तु ___________ पाठ___________पाठ________पाठ______ टेक्स्ट___________ टेक्स्ट___________ टेक्स्ट_____ टेक्स्ट___________ टेक्स्ट___________ टेक्स्ट_____ __________________ नाम और पद

यह भी देखें: अनुरोध पत्र शैली का कार्य और संरचना

ज्ञापन के प्रकार

मेमो को प्रकारों में भी विभाजित किया जा सकता है, जो संदेश के उद्देश्य, संदर्भ और सामग्री के आधार पर लिंग के लिए सामान्य कुछ अंतरों को संदर्भित करता है। के बारे में बात कर सकते हैं ज्ञापन के तीन प्रकार: आंतरिक ज्ञापन; बाहरी ज्ञापन (आधिकारिक संरचना); और व्यापार ज्ञापन।

• आंतरिक ज्ञापन

आंतरिक ज्ञापन के लिए है काम के कुछ क्षेत्रों में नोटिस, नए नियम, अपडेट संवाद करें आदि, अर्थात्, यह एक ही कंपनी या संस्थान के विभागों और कर्मचारियों के बीच एक आंतरिक संचार स्थापित करता है।

इस ज्ञापन की विशेषताएं हैं: पृष्ठ के शीर्ष पर ज्ञापन का नाम, दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता (ओं) के नीचे, फिर प्रेषक का नाम। वार्ताकारों की पहचान उनके संबंधित विभागों द्वारा की जा सकती है। फिर, दस्तावेज़ की तिथि, विषय और संदेश प्रस्तुत किया जाता है, जिसे दाहिने कोने में हस्ताक्षर द्वारा पूरा किया जाता है।

• बाहरी ज्ञापन

बाहरी ज्ञापन, जिसे. भी कहा जाता है आधिकारिक ज्ञापन, आदेश, नोटिस या अनुरोध जारी करने के लिए कार्य करता है विभिन्न विभाग. इस प्रकार को निम्नानुसार व्यवस्थित किया गया है: यह दस्तावेज़ संख्या और उस संक्षिप्त नाम से शुरू होता है जो पृष्ठ के ऊपरी बाएं कोने में स्थित इसकी उत्पत्ति की पहचान करता है। क्रम में तारीख और वोकेटिव की जानकारी इस प्रकार है। फिर संदर्भ, समापन और अंत में, हस्ताक्षर।

• व्यापार ज्ञापन

वाणिज्यिक ज्ञापन इस प्रकार संरचित है: दस्तावेज़ जारी करने की तिथि शीट के ऊपरी दाएं कोने में डाली जाती है, उसके बाद प्राप्तकर्ता और वोकेटिव होता है। फिर संदर्भ या संदेश, समापन और हस्ताक्षर।

आप एक ज्ञापन कैसे बनाते हैं?

मेमो बनाने के लिए सबसे पहले, किस प्रकार की पहचान करें का उपयोग किया जाएगा ताकि पाठ को ठीक से संरचित किया जा सके। इस प्रकार, प्रकार को चुनने के बाद, लेखक को चाहिए प्रासंगिक जानकारी भरें, जैसे दिनांक, स्थान, प्राप्तकर्ता, दस्तावेज़ संख्या या नाम, आदि।

दस्तावेज़ के मुख्य भाग में, केंद्रीय संदेश जिसे संप्रेषित करने की आवश्यकता है, प्रस्तुत किया जाना चाहिए। उसे करना होगा औपचारिक, सौहार्दपूर्ण और संक्षिप्त तरीके से लिखा गया है. इस प्रकार सभी प्रकार की अनावश्यक और बोलचाल की जानकारी या संवाद से बचना चाहिए। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि मेमो की केंद्रीय विशेषता इसकी चपलता है, इस प्रकार: संक्षिप्त और सीधा संदेश।

ज्ञापन उदाहरण

यहाँ दो ज्ञापन उदाहरण हैं:

ज्ञापन जुलियाना सिल्वा के लिए - विपणन विभाग कार्लोस सिल्वा द्वारा - जनसंपर्क विभाग दिनांक 25-03-2021 संदर्भ: इंटर्नशिप जनसंपर्क विभाग की सहायक सुश्री मारिया डा सिल्वा 1 अप्रैल, 2021 से एक माह के लिए विपणन विभाग में प्रशिक्षु होंगी। हम सौहार्दपूर्वक व्यक्तिगत सहायता का अनुरोध करते हैं, ताकि सुश्री मारिया को अधिक से अधिक लाभ हो। जुलियाना सिल्वा

पत्र 15 मार्च 2021 को ज्ञापन संख्या 21/डीए चयन विभाग के प्रमुख के लिए बोर्ड के निर्धारण के अनुपालन में, हमने सूचित किया कि आज कर्मचारी मार्सिया गार्सिया लोप्स को बर्खास्त करने का निर्णय लिया गया है। कृपा से, मारिया सिल्वा निदेशक

जैसा कि आप देख सकते हैं, दोनों उदाहरणों में, कुछ सामान्य मेमो संरचना तत्व (दिनांक, प्राप्तकर्ता, प्रेषक, हस्ताक्षर) हैं। इसके अलावा, संक्षिप्त और वस्तुनिष्ठ संदेश दोनों ग्रंथों में एक महत्वपूर्ण पहलू है, साथ में पुर्तगाली भाषा की औपचारिकता और संदर्भ में एक आवश्यक कारक के रूप में उपचार सर्वनाम का अंकन। मॉडलों से, यह स्पष्ट है कि ज्ञापन विभिन्न क्षेत्रों के बीच संक्षिप्त और महत्वपूर्ण संदेश देने का कार्य करता है जिनका कार्य वातावरण में कुछ संबंध है।

पत्र और ज्ञापन के बीच अंतर

हे ज्ञापन एक दस्तावेज है जो विभिन्न विभागों के बीच त्वरित संचार स्थापित करने का कार्य करता है एक ही संस्था या शाखाओं के बीच जिनके कुछ पेशेवर संबंध हैं, इसलिए, एक ऐसी शैली है जो "आंतरिक" वातावरण में फैलती है।

हे क्राफ्ट, बदले में, एक बाहरी संचार दस्तावेज है, अर्थात यह है काम के माहौल के बाहर निर्देशित, इसके अलावा, आमतौर पर एक. होता है लंबा पाठ कि ज्ञापन। यह मुख्य रूप से सरकारी एजेंसियों और नगर पालिकाओं द्वारा उपयोग किया जाता है।

तल्लियांड्रे माटोसो द्वारा
लेखन शिक्षक