C'est un mot d'origine anglaise, qui vient du terme « to compliance with », c'est-à-dire « to act in compliance with ».
La conformité signifie donc agir conformément à tout règlement, loi, directive ou politique interne et externe.
La conformité fonctionne actuellement comme un système de gestion d'entreprise, chargé de s'assurer qu'une entreprise se conforme aux lois, directives et politiques externes et internes.
La gestion de la conformité a pour but de s'assurer que la bonne réputation de l'entreprise est préservée, en l'éloignant de tout scandale de corruption ou de fraude, que ce soit dans le domaine financier, juridique ou administratif.
Tout ce processus de gestion est basé sur les normes des organismes de réglementation, tels que les municipalités, les États, les normes fédérales et même l'entreprise elle-même.
Comment un programme de conformité est-il mis en œuvre dans une entreprise ?
Pour qu'une entreprise dispose d'un programme de conformité ou d'un programme d'intégrité, certaines étapes clés doivent être suivies.
D'abord un diagnostic des risques de l'entreprise est réalisé. Cette analyse est réalisée sur la base des valeurs éthiques de l'établissement et vise à trouver situations dans lesquelles ces valeurs peuvent être violées, que ce soit dans les domaines juridique, corporatif, stratégique ou administratif.
Cette première phase est importante car c'est à partir du résultat de ce diagnostic que le consultant et les responsables de l'entreprise prennent conscience de ce qui peut nuire à l'intégrité de l'institution.
LES deuxième niveau c'est la gestion des risques retrouvés dans le diagnostic. A ce moment, le manuel de conformité est fusionné avec les valeurs de l'entreprise et les risques possibles. Celle-ci doit être présentée et suivie par les employés, partenaires, clients et fournisseurs.
Cette phase est importante pour que tous ceux qui appartiennent à l'institution soient conscients des risques possibles que court l'entreprise et comment ils peuvent les éviter dans leur travail quotidien.
LES troisième phase il s'agit de créer des antidotes qui empêchent les risques possibles de se produire réellement. Ceci est important pour que l'entreprise soit toujours en mesure d'agir immédiatement dans toute situation mettant sa réputation en danger.
LES quatrième phase c'est la gestion du monitoring et du reporting qui fonctionne comme la maintenance de toutes les phases précédentes.
Il est important de souligner qu'un programme de conformité est constamment réévalué et ajusté, car il est destiné à toujours être conscient des nouveaux risques qui sont préjudiciables à l'entreprise.
Quels sont les avantages de la Compliance pour les entreprises ?
Un programme d'intégrité de la conformité apporte certains avantages à une entreprise. Certains d'entre eux sont:
Avantage compétitif
En tant qu'entreprise avec une surveillance constante pour éviter la fraude et la corruption, ceux qui adhèrent à un programme d'intégrité tel que la conformité parviennent à maintenir une bonne réputation dans leur domaine.
Cela crée automatiquement un grand avantage concurrentiel par rapport aux autres entreprises qui n'ont pas de programmes d'intégrité.
prévention des risques
En prévoyant les risques de corruption et de fraude, les entreprises qui adhèrent à la conformité sont automatiquement en mesure de prévoir les pertes financières et administratives, voire les problèmes juridiques et stratégiques.
Cela contribue à maintenir la réputation de l'entreprise en tant que soucieuse de son propre avenir, ce qui la rend plus digne de confiance.
Bonne réputation et crédibilité sur le marché des affaires
En veillant davantage à la transparence de son activité, une entreprise qui met en place un système la conformité devient plus fiable pour ses clients, ses fournisseurs et ses investisseurs.
Ainsi, l'institution se construit une bonne réputation sur le marché des affaires, transmettant sa crédibilité à toute personne ou entreprise qui souhaite établir une relation avec elle.
Comment est née la conformité ?
La conformité a obtenu son premier enregistrement aux États-Unis d'Amérique, en 1913, lors de la création de la FED: Federal Reserve System, également connue sous le nom de système bancaire central américain.
La Fed était chargée de maintenir la supervision afin que toutes les banques américaines soient en conformité avec les lois du pays, évitant tout stratagème de corruption bancaire.
En 1972, il y a eu un scandale politique majeur qui a accusé le président américain de l'époque, Richard Nixon, d'avoir payé des fonctionnaires pour espionner clandestinement le parti d'opposition. Après cela et d'autres problèmes de corruption qui ont suivi, le FCPA: Foreign Corrupt Practices Act, la loi nord-américaine anti-corruption transnationale, a été créé en 1977.
Cette loi vise à maintenir la transparence totale du gouvernement et des entreprises en matière comptable, en plus de lutter contre la corruption internationale. Après sa création, le Royaume-Uni a également mis en œuvre une loi sur l'intégrité et la transparence, appelée la loi sur la corruption. Au Brésil, la loi anti-corruption (12 846) a été créée en 2013.
Toutes ces lois et systèmes de contrôle donnent lieu à la conformité. Chacun d'eux indique la voie de la transparence comptable, juridique et administrative à suivre par les entreprises publiques et privées et même le gouvernement.
Quelles sont les caractéristiques du programme de conformité?
Un programme de conformité a des caractéristiques qui profitent non seulement aux entreprises, mais aussi à leurs partenaires, employés et clients. Certains des principaux sont :
- Fournit et construit une identité pour votre entreprise, en aidant à développer et à façonner sa propre culture dynamique ;
- Il est très détaillé pour analyser les risques possibles que court une entreprise ;
- C'est toujours conforme aux lois et directives du pays;
- Il promeut un canal de signalement anonyme et sécurisé, au sein même de l'entreprise, afin que les actions illégales soient communiquées ;
- Elle parvient à avoir une vision globale de l'entreprise, dans tous les domaines d'activité.
