Dans la société dans laquelle nous vivons, tout ce qui est lié à la vitesse, à l'aspect pratique et à la commodité est ce que nous apprécions le plus, car le temps est devenu rare et les relations en face à face ont diminué. Pour mieux gérer le temps des gens, des moyens de communication entre individus entrent en jeu, comme le téléphone, le fax, le courrier électronique, la messagerie instantanée, entre autres. De cette façon, le service est optimisé, laissant du temps pour d'autres activités.
Le courrier électronique est aujourd'hui l'une des formes de communication interpersonnelle les plus utilisées dans notre société, il a été créé pour envoyer des messages brefs et simples. Par conséquent, avant d'envoyer un message par e-mail, vous devez évaluer les situations suivantes: si le sujet est trop long, sérieux et/ou sensible, un dialogue en face à face doit être privilégié. Qu'est-ce qui doit et ne doit pas être présenté dans un message électronique (e-mail) :
• Aussi bref et simple que devrait être le courriel, il est important qu'il contienne un message d'accueil et une signature au début et à la fin du message.
• Lorsque le message est plus long, vous devez le « diviser » en plusieurs parties afin que le texte soit plus beau et moins encombré.
• Vous pouvez utiliser des abréviations, mais toujours avec bon sens, surtout si le message s'adresse à quelqu'un avec qui vous n'avez pas beaucoup d'affinités.
• Évitez d'utiliser des émoticônes, surtout lorsque l'email est lié au domaine professionnel.
• Chaque fois que nécessaire, utilisez des pièces jointes (fichiers joints), ce qui rend l'e-mail plus complet et moins étendu.
• N'envoyez jamais d'e-mails avec des thèmes et des images érotiques, mignons ou quelque chose comme ça, dans l'environnement professionnel, si vous le faites, communiquez de quoi il s'agit sur le terrain sujet, ce qui évite au destinataire d'ouvrir des messages au contenu inapproprié dans son environnement professionnel ou même familial, ce qui gêne le même.
• Évitez de faire passer des messages sans discernement avec des blagues, des chaînes religieuses, des avertissements de virus, etc. Ce type de message est gênant et provoque un encombrement de la boîte aux lettres du destinataire.
• Nettoyez régulièrement votre corbeille et supprimez les messages qui ne seront plus utilisés.
• Lors de l'envoi d'un email avec copie, les informations contenues doivent remonter au sommet de la hiérarchie avec une copie pour les autres. Cependant, sélectionnez les plus importants dans la hiérarchie de l'entreprise et ajoutez-les par ordre alphabétique dans le champ destinataire, les autres suivent dans le champ "avec copie", également par ordre alphabétique.
• Les invitations peuvent être envoyées par e-mail, mais uniquement dans le cas d'une réunion informelle et/ou d'une réunion d'affaires, par exemple une réunion à domicile et/ou un lancement de livre. Rappelez-vous qu'ils doivent être envoyés à l'avance, en laissant le temps à la personne de les recevoir et de s'organiser pour assister à l'événement. Lorsque l'email est envoyé à la dernière minute, cela démontre que la personne est désorganisée et inconsidérée du destinataire.
Suivez les conseils ci-dessus et maintenez une bonne relation par e-mail.
par Eliene Percilia
La source: École du Brésil - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm