Arvostamme yhteiskunnassa, jossa elämme, kaikkea nopeuteen, käytännöllisyyteen ja mukavuuteen liittyvää, koska aikaa on vähän ja kasvotusten suhteet ovat vähentyneet. Ihmisten ajanhallinnan parantamiseksi yksilöiden väliset viestintävälineet, kuten puhelin, faksi, sähköposti, pikaviestit, tulevat esiin. Tällä tavoin palvelu optimoidaan, mikä antaa aikaa muille toiminnoille.
Sähköposti on nykyään yksi yleisimmin käytetyistä ihmissuhdeviestinnän muodoista yhteiskunnassamme. Se on luotu lähettämään lyhyitä ja yksinkertaisia viestejä. Siksi sinun on arvioitava seuraavat tilanteet ennen viestin lähettämistä sähköpostitse: jos aihe on liian pitkä, vakava ja / tai arkaluonteinen, on suositeltavaa käydä keskustelua kasvotusten. Mitä pitäisi ja mitä ei pitäisi esittää sähköisessä viestissä (sähköposti):
• Niin lyhyen ja yksinkertaisen kuin sähköpostin pitäisi olla, on tärkeää, että viestin alussa ja lopussa on tervehdys ja allekirjoitus.
• Kun viesti on pidempi, sinun on "jaettava" se useaan osaan, jotta teksti näyttää paremmalta ja vähemmän sekavalta.
• Voit käyttää lyhenteitä, mutta aina järkevästi, varsinkin jos viesti on osoitettu jollekin, jonka kanssa sinulla ei ole paljon suhdetta.
• Vältä hymiöiden käyttöä, varsinkin kun sähköposti liittyy ammatilliseen alaan.
• Käytä tarvittaessa Liitteitä (liitetiedostoja), jolloin sähköposti on kattavampi ja vähemmän kattava.
• Älä koskaan lähetä sähköposteja, joissa on eroottisia teemoja ja kuvia, söpöjä tai vastaavia, ammatillisessa ympäristössä, jos et, kommunikoi, mistä kyse on kentällä. aihe, mikä säästää vastaanottajaa avaamaan sopimattomaa sisältöä sisältäviä viestejä työ- tai perheympäristössään aiheuttaen hämmennystä sama.
• Vältä viestien välittämistä erottelematta vitseillä, uskonnollisilla ketjuilla, virusvaroituksilla jne. Tämän tyyppinen viesti on hankalaa ja aiheuttaa sekaannuksen vastaanottajan postilaatikossa.
• Puhdista roskakorisi säännöllisesti ja poista viestit, joita ei enää käytetä.
• Kun lähetät kopion sisältävän sähköpostin, sisältämien tietojen on mentävä hierarkian yläosaan kopion kanssa muille. Valitse kuitenkin tärkeimmät yrityksen hierarkiasta ja lisää ne aakkosjärjestyksessä vastaanottajakenttään, muut seuraavat "kopio" -kentässä myös aakkosjärjestyksessä.
• Kutsut voidaan lähettää sähköpostitse, mutta vain epävirallisen tapaamisen ja / tai liiketapaamisen, esim. Kotikokouksen ja / tai kirjan avaamisen yhteydessä. Muista, että ne on lähetettävä etukäteen, jotta henkilöllä on aikaa ottaa vastaan ja järjestää itsensä osallistumaan tapahtumaan. Kun sähköposti lähetetään viime hetkellä, se osoittaa, että henkilö on järjestäytymätön ja huomaamaton vastaanottajalle.
Seuraa yllä olevia vinkkejä ja säilytä hyvä suhde sähköpostitse.
kirjoittanut Eliene Percília
Lähde: Brasilian koulu - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm