Ühiskonnas, kus elame, hindame kõige rohkem kõike, mis on seotud kiiruse, praktilisuse ja mugavusega, kuna aega on vähe ja näost näkku suhted on vähenenud. Inimeste aja paremaks haldamiseks tulevad mängu üksikisikute vahelised suhtlusvahendid, näiteks telefon, faks, e-post, kiirsõnumid. Nii optimeeritakse teenust, jättes aega muudeks tegevusteks.
E-post on tänapäeval meie ühiskonnas üks enim kasutatavat inimestevahelise suhtluse vormi, see loodi lühikeste ja lihtsate sõnumite saatmiseks. Seetõttu peaksite enne meilisõnumi saatmist hindama järgmisi olukordi: kui teema on liiga pikk, tõsine ja / või tundlik, tuleks eelistada näost näkku peetavat dialoogi. Mida tuleks ja mida mitte esitada elektroonilises sõnumis (e-kirjas):
• Nii lühike ja lihtne kui e-kiri peaks olema, on oluline, et sellel oleks sõnumi alguses ja lõpus tervitus ja allkiri.
• Kui sõnum on pikem, peate selle “jagama” mitmeks osaks, nii et tekst näeks välja parem ja vähem segamini.
• Võite kasutada lühendeid, kuid kasutades alati tervet mõistust, eriti kui sõnum on adresseeritud kellelegi, kellega teil pole palju ühist.
• Vältige emotikonide kasutamist, eriti kui meil on seotud erialaga.
• Kui vaja, kasutage manuseid (manustatud faile), muutes e-posti terviklikumaks ja vähem mahukaks.
• Ärge kunagi saatke professionaalses keskkonnas erootiliste teemade ja piltidega, armas vms e-kirju, kui te seda teete, siis rääkige sellest, mis see valdkonnas on teema, salvestades saaja avama sobimatu sisuga sõnumeid oma töö- või isegi perekeskkonnas, tekitades piinlikkust sama.
• Vältige valimata sõnumite edastamist naljade, usuliste ahelate, viirushoiatuste jms abil. Seda tüüpi sõnumid on ebamugavad ja põhjustavad saaja postkasti segadust.
• Puhastage perioodiliselt prügikasti ja kustutage sõnumid, mida enam ei kasutata.
• Koopiaga e-kirja saatmisel peab sisalduv teave minema hierarhia tippu koos teiste koopiatega. Valige aga ettevõtte hierarhiast kõige olulisemad ja lisage need vastuvõtja väljale tähestikulises järjekorras, teised järgivad väljale „koopiaga” ka tähestikulises järjekorras.
• Kutseid saab saata e-posti teel, kuid ainult mitteametliku koosoleku ja / või ärikohtumise korral, nt kodukoosolek ja / või raamatute avamine. Pidades meeles, et need tuleb saata eelnevalt, andes inimesele aega üritusel osalemiseks ja korraldamiseks. Kui e-kiri saadetakse viimasel hetkel, näitab see, et inimene on korrastamata ja saajaga arvestamatu.
Järgige ülaltoodud näpunäiteid ja hoidke e-posti teel häid suhteid.
autor Eliene Percília
Allikas: Brasiilia kool - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm