Στην κοινωνία στην οποία ζούμε, ό, τι σχετίζεται με την ταχύτητα, την πρακτικότητα και την ευκολία είναι αυτό που εκτιμούμε περισσότερο, καθώς ο χρόνος έχει γίνει σπάνιος και οι σχέσεις πρόσωπο με πρόσωπο έχουν μειωθεί. Για την καλύτερη διαχείριση του χρόνου των ανθρώπων, τα μέσα επικοινωνίας μεταξύ ατόμων συμμετέχουν στο παιχνίδι, όπως τηλέφωνο, φαξ, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, μεταξύ άλλων. Με αυτόν τον τρόπο, η υπηρεσία βελτιστοποιείται, επιτρέποντας χρόνο για άλλες δραστηριότητες.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σήμερα είναι μια από τις πιο διαδεδομένες μορφές διαπροσωπικής επικοινωνίας στην κοινωνία μας, δημιουργήθηκε για την αποστολή σύντομων και απλών μηνυμάτων. Επομένως, προτού στείλετε ένα μήνυμα μέσω e-mail, θα πρέπει να αξιολογήσετε τις ακόλουθες καταστάσεις: εάν το θέμα είναι πολύ μεγάλο, σοβαρό ή / και ευαίσθητο, θα πρέπει να προτιμάτε έναν διάλογο πρόσωπο με πρόσωπο. Τι πρέπει και τι δεν πρέπει να παρουσιάζεται σε ηλεκτρονικό μήνυμα (email):
• Όσο σύντομο και απλό πρέπει να είναι το e-mail, είναι σημαντικό να έχει ένα χαιρετισμό και υπογραφή στην αρχή και στο τέλος του μηνύματος.
• Όταν το μήνυμα είναι μεγαλύτερο, υπάρχει ανάγκη να το «σπάσετε» σε διάφορα μέρη, έτσι ώστε το κείμενο να φαίνεται καλύτερο και λιγότερο γεμάτο.
• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συντομογραφίες, αλλά πάντα χρησιμοποιώντας κοινή λογική, ειδικά εάν το μήνυμα απευθύνεται σε κάποιον με τον οποίο δεν έχετε πολύ συγγένεια.
• Αποφύγετε τη χρήση emoticon, ειδικά όταν το email σχετίζεται με τον επαγγελματικό τομέα.
• Όποτε είναι απαραίτητο, χρησιμοποιήστε συνημμένα (συνημμένα αρχεία), κάνοντας το email πιο ολοκληρωμένο και λιγότερο εκτεταμένο.
• Ποτέ μην στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ερωτικά θέματα και εικόνες, χαριτωμένα ή κάτι τέτοιο, στο επαγγελματικό περιβάλλον, εάν το κάνετε, επικοινωνήστε με αυτό που σχετίζεται με το πεδίο θέμα, σώζοντας τον παραλήπτη για να ανοίξει μηνύματα με ακατάλληλο περιεχόμενο στην εργασία ή ακόμα και στο οικογενειακό περιβάλλον, προκαλώντας αμηχανία στο ίδιο.
• Αποφύγετε τη διαβίβαση μηνυμάτων αδιακρίτως με αστεία, θρησκευτικές αλυσίδες, προειδοποιήσεις για ιούς κ.λπ. Αυτός ο τύπος μηνύματος είναι άβολος και προκαλεί ακαταστασία στο γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη.
• Καθαρίζετε περιοδικά τον κάδο απορριμμάτων σας και διαγράφετε μηνύματα που δεν θα χρησιμοποιούνται πλέον.
• Όταν στέλνετε ένα email με ένα αντίγραφο, οι πληροφορίες που περιέχονται πρέπει να φτάσουν στην κορυφή της ιεραρχίας με ένα αντίγραφο για τους άλλους. Ωστόσο, επιλέξτε τα πιο σημαντικά από την ιεραρχία της εταιρείας και προσθέστε τα αλφαβητικά στο πεδίο παραλήπτη, ενώ τα άλλα ακολουθούν στο πεδίο "με αντίγραφο", επίσης και με αλφαβητική σειρά.
• Οι προσκλήσεις μπορούν να σταλούν μέσω email, αλλά μόνο σε περίπτωση άτυπης συνάντησης ή / και επαγγελματικής συνάντησης, π.χ. οικιακή συνάντηση ή / και εκκίνηση βιβλίων. Να θυμάστε ότι πρέπει να σταλούν εκ των προτέρων, επιτρέποντας χρόνο στο άτομο να λάβει και να οργανωθεί να παραστεί στην εκδήλωση. Όταν το email αποστέλλεται την τελευταία στιγμή, δείχνει ότι το άτομο είναι αποδιοργανωμένο και δεν λαμβάνει υπόψη του τον παραλήπτη.
Ακολουθήστε τις παραπάνω συμβουλές και διατηρήστε μια καλή σχέση μέσω email.
από τον Eliene Percília
Πηγή: Σχολείο της Βραζιλίας - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm