In der Gesellschaft, in der wir leben, ist alles, was mit Geschwindigkeit, Praktikabilität und Bequemlichkeit zu tun hat, das, was wir am meisten schätzen, da die Zeit knapp wird und die persönlichen Beziehungen abgenommen haben. Um die Zeit der Menschen besser verwalten zu können, kommen Kommunikationsmittel zwischen Einzelpersonen ins Spiel, wie unter anderem Telefon, Fax, E-Mail, Instant Messaging. Auf diese Weise wird der Service optimiert, sodass Zeit für andere Aktivitäten bleibt.
E-Mail ist heute eine der am häufigsten verwendeten Formen der zwischenmenschlichen Kommunikation in unserer Gesellschaft, sie wurde geschaffen, um kurze und einfache Nachrichten zu senden. Daher sollten Sie vor dem Versenden einer Nachricht per E-Mail folgende Situationen abwägen: Wenn der Betreff zu lang, ernst und/oder sensibel ist, sollte ein persönliches Gespräch bevorzugt werden. Was sollte in einer elektronischen Nachricht (E-Mail) dargestellt werden und was nicht:
• So kurz und einfach die E-Mail sein soll, so wichtig ist, dass sie am Anfang und am Ende der Nachricht eine Begrüßung und Unterschrift enthält.
• Wenn die Nachricht länger ist, müssen Sie sie in mehrere Teile „aufteilen“, damit der Text besser und weniger überladen aussieht.
• Sie können Abkürzungen verwenden, aber immer mit gesundem Menschenverstand, besonders wenn die Nachricht an jemanden gerichtet ist, mit dem Sie keine große Affinität haben.
• Vermeiden Sie Emoticons, insbesondere wenn sich die E-Mail auf das Berufsfeld bezieht.
• Verwenden Sie bei Bedarf Anhänge (angehängte Dateien), um die E-Mail umfassender und weniger umfangreich zu machen.
• Versende im beruflichen Umfeld niemals E-Mails mit erotischen Themen und Bildern, niedlich oder so ähnlich, sondern kommuniziere, worum es in der Praxis geht Betreff, den Empfänger daran zu hindern, Nachrichten mit unangemessenem Inhalt in seinem beruflichen oder sogar familiären Umfeld zu öffnen, was zu Verlegenheit für den gleich.
• Vermeiden Sie es, wahllos Nachrichten mit Witzen, religiösen Ketten, Viruswarnungen usw. weiterzugeben. Diese Art von Nachricht ist unpraktisch und verursacht eine Unordnung in der Mailbox des Empfängers.
• Reinigen Sie regelmäßig Ihren Papierkorb und löschen Sie Nachrichten, die nicht mehr verwendet werden.
• Beim Versenden einer E-Mail mit Kopie müssen die enthaltenen Informationen mit einer Kopie für die anderen an die Spitze der Hierarchie gehen. Wählen Sie jedoch die wichtigsten aus der Firmenhierarchie aus und fügen Sie diese alphabetisch in das Empfängerfeld ein, die anderen folgen im Feld „mit Kopie“, ebenfalls in alphabetischer Reihenfolge.
• Einladungen können per E-Mail versendet werden, jedoch nur bei einem informellen Treffen und/oder Geschäftstreffen, zB Heimtreffen und/oder Buchpräsentation. Denken Sie daran, dass sie im Voraus gesendet werden müssen, damit die Person Zeit hat, sich zu empfangen und zu organisieren, um an der Veranstaltung teilzunehmen. Wenn die E-Mail in letzter Minute gesendet wird, zeigt dies, dass die Person desorganisiert und rücksichtslos gegenüber dem Empfänger ist.
Befolgen Sie die obigen Tipps und pflegen Sie eine gute Beziehung per E-Mail.
von Eliene Percília
Quelle: Brasilien Schule - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm
