I det samfund, hvor vi lever, er alt, der er relateret til hastighed, praktisk og bekvemmelighed, det vi værdsætter mest, da tiden er blevet knap og ansigt til ansigt-forhold er blevet mindre. For bedre at styre folks tid kommer kommunikationsmidler mellem enkeltpersoner i spil, såsom telefon, fax, e-mail, instant messaging, blandt andre. På denne måde optimeres tjenesten, hvilket giver tid til andre aktiviteter.
E-mail i dag er en af de mest anvendte former for interpersonel kommunikation i vores samfund, den blev oprettet for at sende korte og enkle meddelelser. Inden du sender en besked via e-mail, bør du derfor evaluere følgende situationer: hvis emnet er for langt, seriøst og / eller følsomt, bør en dialog ansigt til ansigt foretrækkes. Hvad skal og hvad der ikke skal præsenteres i en elektronisk besked (e-mail):
• Så kort og enkel som e-mailen skal være, er det vigtigt, at den har en hilsen og underskrift i begyndelsen og slutningen af meddelelsen.
• Når meddelelsen er længere, er der et behov for dig at "opdele" den i flere dele, så teksten ser bedre ud og mindre rodet.
• Du kan bruge forkortelser, men altid bruge sund fornuft, især hvis meddelelsen er rettet til nogen, som du ikke har meget affinitet med.
• Undgå at bruge humørikoner, især når e-mailen er relateret til det professionelle felt.
• Når det er nødvendigt, skal du bruge bilag (vedhæftede filer), hvilket gør e-mailen mere omfattende og mindre omfattende.
• Send aldrig e-mails med erotiske temaer og billeder, søde eller lignende, i det professionelle miljø, hvis du gør det, skal du kommunikere, hvad det handler om i marken emne, gemme modtageren for at åbne beskeder med upassende indhold i deres arbejde eller endda familiemiljø, hvilket forårsager forlegenhed for samme.
• Undgå at videregive beskeder uden forskel med vittigheder, religiøse kæder, virusadvarsler osv. Denne type besked er ubelejlig og forårsager rod i modtagerens postkasse.
• Rengør jævnligt din papirkurv, og slet meddelelser, der ikke længere vil blive brugt.
• Når du sender en e-mail med en kopi, skal de indeholdte oplysninger gå til toppen i hierarkiet med en kopi til de andre. Vælg dog de vigtigste fra firmaets hierarki og tilføj dem alfabetisk i modtagerfeltet, de andre følger i feltet "med kopi", også i alfabetisk rækkefølge.
• Invitationer kan sendes via e-mail, men kun i tilfælde af et uformelt møde og / eller forretningsmøde, f.eks. Hjemmemøde og / eller boglancering. Husk at de skal sendes på forhånd, hvilket giver tid for personen at modtage og organisere sig for at deltage i arrangementet. Når e-mailen sendes i sidste øjeblik, viser den, at personen er uorganiseret og hensynsløs over for modtageren.
Følg tipsene ovenfor og oprethold et godt forhold via e-mail.
af Eliene Percília
Kilde: Brasilien skole - https://brasilescola.uol.com.br/informatica/etiqueta-email.htm